Comunicar a FUNDAE con ficheros XML: la carga masiva explicada para que no te la rechacen
Cuándo te compensa, cómo se estructura, qué cambia según tu perfil y los errores que tumban una subida. Para responsables de RRHH y entidades organizadoras.
La carga masiva por XML te ahorra horas cuando comunicas muchos grupos o participantes, pero el aplicativo rechaza el fichero al menor desajuste. Lo que marca la diferencia no es el esquema —que FUNDAE ya te da— sino conocer las reglas que invalidan una carga y qué cambia cada ejercicio.
Comunicar la formación a FUNDAE se puede hacer a mano, tecleando grupo a grupo, o subiendo un fichero XML que lo vuelca todo de golpe. La segunda vía es la que usan las gestorías y las entidades organizadoras cuando manejan volumen. Pero el aplicativo es estricto: o el fichero cumple cada regla, o no se procesa. Esta guía no te repite el esquema de FUNDAE —eso ya lo publican ellos—; te da el criterio para que la carga entre a la primera.
1. ¿Te compensa el XML o es mejor el alta manual?
FUNDAE ofrece las dos vías, pero no te dice cuál te conviene. Nuestra regla práctica:
- Pocos grupos al año (RRHH de una pyme): el alta manual suele ser más rápida y con menos riesgo. Montar y validar un XML para tres grupos no compensa.
- Volumen alto o recurrente (entidad organizadora, gestoría, grupo de empresas): el XML es casi obligado. Generas los ficheros y procesas decenas de grupos en minutos.
- Punto de equilibrio: a partir de unos 10 grupos, o cuando repites la misma operación cada mes, el XML empieza a pagar el esfuerzo de preparar la plantilla.
2. Los ficheros, explicados por su lógica (no por su esquema)
El sistema gira en torno a tres comunicaciones, cada una con su fichero:
- Acciones Formativas (AAFF): das de alta el «qué» — denominación, contenidos, modalidad, duración, área profesional.
- Inicio de Grupo: comunicas el «cuándo, dónde, quién imparte y a quién» antes de empezar. Aquí viven el calendario, los formadores y el aula virtual.
- Finalización de Grupo: cierras el grupo y consolidas resultados para poder bonificar.
Esa lógica tiene una consecuencia práctica: si un trabajador no figura correctamente de alta en la TGSS a la fecha de inicio, la validación fallará aunque tu XML esté impecable. Conviene comprobarlo antes de comunicar.
3. Tres perfiles, tres esquemas: elige el correcto
Para el Inicio y la Finalización de grupo no hay un único esquema, sino tres, según quién comunica. Descargar el que no toca es una de las causas de rechazo peor explicadas.
Usar el esquema «Bonificada» cuando operas como organizadora (o al revés). El fichero se rechaza o, peor, se procesa con datos que luego bloquean la finalización. Y recuerda: en perfil Organizadora, el área profesional y la modalidad deben coincidir con la declaración responsable de la entidad que imparte, o el grupo no se puede comunicar.
4. Las reglas que rompen una carga (catálogo de errores reales)
Aquí está el verdadero valor: lo que hace que el aplicativo devuelva «procesado con errores» o directamente «error». Las trampas que vemos una y otra vez:
- El calendario no cuadra con la duración. El sumatorio de las horas que declaras día a día debe coincidir exactamente con la duración total de la acción. Si no, el fichero no se procesa. Primera causa de rechazo silencioso.
- Certificados de profesionalidad por XML: no. Las acciones vinculadas a certificados de profesionalidad no se pueden comunicar por fichero; van a mano.
- Cuentas de cotización a 11 dígitos. Obligatorio desde 2018. Un CCC mal formateado invalida la carga.
- Tipo de documento mal codificado. Se usan códigos:
10= NIF,20= pasaporte,60= NIE (y90= CIF donde aún aplica). En 2026 desaparece el CIF (90): si tu plantilla aún lo genera, fallará. - Modalidad mal clasificada. Si la parte presencial es ≤20% de la duración, a efectos de FUNDAE es teleformación; por encima del 20%, es mixta. Clasificarla mal arrastra errores de costes.
- Ratios de teleformación. En finalización, modalidad teleformación, mínimo un tutor por cada 80 participantes.
- Modificar lo ya válido por XML. No se puede: cancelaciones y cambios de fecha o lugar van por la aplicación, con sus plazos.
5. Lo que cambia cada año (y por qué tienes que mirarlo)
El esquema XML se actualiza cada ejercicio. Descargar el del año equivocado es garantía de rechazo. Esta es la evolución reciente —una foto que no encontrarás reunida en ningún otro sitio—:
| Ejercicio | Cambio relevante |
|---|---|
| 2018 | Cuentas de cotización a 11 dígitos. Certificados de profesionalidad fuera del XML. Límite de 8 h/día salvo jornada única. |
| 2019 | «mañana/tarde» pasan a tramo1/tramo2. Se sustituye nif por tipoDocumento + documento. Nuevo DiplomaAcreditativo en fin de grupo. |
| 2020 | Se habilita el aula virtual. Se elimina el espacio de nombres de los esquemas. |
| 2021 | Se añade la etiqueta bimodal dentro de t_aula_virtual. |
| 2023 | Desaparece el fichero de Participantes. Los datos del trabajador se consultan en la Vida Laboral de la TGSS. Nueva etiqueta Fijo discontinuo / Excedencia. |
| 2024 | Nuevas opciones en t_aula_virtual: sinParticipantesEnCentro y sinDocentesEnCentro. |
| 2025 | Se admite Pasaporte además de NIF y NIE. Ratio 1 tutor/80 en teleformación. |
| 2026 | Se suprime el tipo de documento CIF (90); queda solo NIF (10) en inicio de grupo. |
Los esquemas (XSD) y los ficheros de ejemplo oficiales de cada ejercicio viven en la propia lanzadera de FUNDAE, en «Descargas XML». Descárgalos siempre desde ahí: es la única versión auténtica y al día. empresas.fundae.es/Lanzadera
6. Flujo de trabajo recomendado
- Prepara los datos en tu origen (Excel, ERP de formación o base de datos), con los participantes y sus cuentas de cotización ya verificados.
- Genera el XML del fichero y perfil correctos.
- Valida contra el esquema (XSD) antes de subir. Validar en local te ahorra el viaje de ida y vuelta del rechazo.
- Sube en la lanzadera y consulta el estado.
- Revisa el resultado: «procesado», «procesado con errores» o «error». Corrige en origen y repite; no parchees el XML a mano.
7. Antes de subir, comprueba
- ¿Usas el esquema del ejercicio actual y del perfil correcto?
- ¿El sumatorio del calendario coincide con la duración total?
- ¿Las cuentas de cotización están a 11 dígitos?
- ¿Los documentos usan el código correcto (10/20/60) y has retirado el CIF (90) en 2026?
- ¿La modalidad está bien clasificada según el umbral del 20%?
- ¿Los participantes están de alta en la TGSS a la fecha de inicio del grupo?
- ¿No intentas comunicar por XML un certificado de profesionalidad ni modificar un grupo ya válido?
Preguntas frecuentes
¿Cuándo compensa la carga masiva por XML frente al alta manual?
A partir de unos diez grupos o cuando la operación se repite cada mes, el XML compensa el esfuerzo de preparar la plantilla. Para pocos grupos al año, el alta manual suele ser más rápida y con menos riesgo.
¿Por qué desde 2023 no se comunican los datos del participante en el XML?
Porque desapareció el fichero de Participantes: los datos del trabajador se cruzan con la Vida Laboral de la TGSS a la fecha de inicio del grupo, que valida que era asalariado en una de las empresas participantes.
¿Cuál es el error más frecuente que hace que se rechace una carga?
Que el sumatorio de las horas del calendario no coincida con la duración total de la acción. Cuando no cuadra, el fichero no se procesa.
¿Puedo modificar por XML un grupo ya válido?
No. El XML sirve para crear en bloque; para modificar un grupo ya válido, los cambios se hacen a mano en la aplicación.
¿El esquema XML cambia cada año?
Sí. Se actualiza en cada ejercicio: descarga siempre el del año en curso desde la lanzadera de FUNDAE y revalida tus plantillas.
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