Comunicar la finalización del curso a FUNDAE: plazos, datos y desfinalización

Mucha gente busca en Google "plazo en días para comunicar la finalización a FUNDAE" esperando un número. Cinco días, diez, quince. La verdad operativa es más sencilla y, al mismo tiempo, más exigente: no hay un plazo numérico fijo desde que termina el curso. Lo que hay es una regla de cierre anual y una secuencia obligatoria de pasos. La finalización debe firmarse antes de aplicar la bonificación —porque la aplicación no permite bonificar un grupo no finalizado— y, en todo caso, antes de la presentación del último boletín de cotización del año, el de diciembre. A partir de ahí todo lo demás es procedimiento: qué datos se notifican, qué se considera participante finalizado, cómo se calcula el coste máximo, qué hacer si te has equivocado y cómo evitar los errores que cada año dejan a empresas con la formación impartida y la bonificación bloqueada.

Lo que dice la norma: cuándo hay que comunicar la finalización

La página oficial de FUNDAE sobre la bonificación de acciones programadas dedica su Paso 6 íntegramente a esta cuestión. La regla operativa que fija es directa: antes de aplicar la bonificación, debes comunicar la finalización del curso a través de la aplicación, desde su fecha de fin y, en todo caso, antes de la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre. Esa es la frase exacta y, leída con calma, contiene la lógica completa del sistema.

El primer matiz es que la finalización no se puede comunicar antes de que el curso termine de verdad. La aplicación lo impide: la fecha de finalización notificada tiene que ser igual o posterior a la fecha de fin grabada cuando se comunicó el inicio del grupo. Esto previene la práctica histórica de "cerrar antes para bonificar antes" y es coherente con la lógica del sistema: la finalización es una declaración de hechos consumados, no una previsión.

El segundo matiz es que existe un tope superior duro: el cierre del año fiscal. Para que la empresa pueda bonificar la formación impartida en el ejercicio en curso, la finalización tiene que estar firmada antes de que se presente el último boletín de cotización a la Tesorería General de la Seguridad Social, el correspondiente al mes de diciembre. En la práctica, eso significa que las acciones formativas que terminan en diciembre obligan a comunicar la finalización con velocidad: hay días hábiles muy contados entre el último día del curso y el cierre del aplicativo.

El tercer matiz, que se le escapa a quien lee la norma rápido, es que la finalización no se firma una sola vez en diciembre por todo el ejercicio. Cada grupo formativo se finaliza individualmente, a lo largo del año, en cuanto termina y se ha comprobado que la documentación de respaldo está completa. La práctica recomendable es cerrar y firmar la finalización dentro de las dos semanas siguientes al fin del curso: con esa cadencia se evita el atasco de diciembre y queda margen para usar la ventana de desfinalización si se detecta algún error.

Qué datos se comunican exactamente

La aplicación de FUNDAE pide en la pantalla de finalización tres bloques de información, ni más ni menos. Cada uno tiene su lógica y sus trampas.

Primero, los datos de los participantes finalizados. Esto incluye el detalle individualizado de cada persona que ha superado el curso con aprovechamiento: NIF, nombre, fecha de inicio en el grupo, fecha de fin, horas realizadas y resultado de la evaluación (apto / no apto, diploma o certificado). La aplicación cruza automáticamente el NIF con los datos de la TGSS y rellena la mayor parte de la ficha laboral del participante; lo que la empresa aporta es la parte académica de la matrícula. Es importante recordar que, según la norma operativa, en la finalización no se admiten participantes pertenecientes a empresas distintas a las notificadas en el inicio del grupo: si una empresa no aparecía cuando se comunicó el inicio, sus trabajadores no pueden incorporarse en la finalización aunque hayan asistido al curso.

Segundo, los costes incurridos en el desarrollo de la formación. La aplicación los pide en tres categorías diferenciadas: directos, indirectos y, si los hay, de organización. Cada categoría tiene su definición y su tope, y conviene tener claros los conceptos antes de mecanizarlos:

Tercero, la cuantía y el mes de aplicación de la bonificación. La empresa decide en qué boletín mensual va a descontar la bonificación —no tiene por qué ser el mismo mes que finalizó el curso, pero sí posterior a la finalización notificada— y por qué importe. La aplicación calcula automáticamente el coste máximo bonificable y lo presenta en pantalla; la empresa puede optar por bonificar el máximo o por bonificar menos para reservar margen de cofinanciación o por estrategia de tesorería.

El concepto de "participante finalizado": el 75% que decide todo

Aquí está la frontera más concreta del sistema y la que más conviene tener clara antes de cerrar un grupo. Solo se considera participante finalizado, y por tanto bonificable, quien haya realizado al menos el 75% del curso. Esa cifra está fijada en la normativa y aparece literal en las preguntas frecuentes oficiales de FUNDAE. Por debajo de ese umbral, el participante no computa, su parte alícuota de coste no se puede bonificar, y si se incluye igualmente la finalización queda como bonificación indebida sujeta a devolución.

El cálculo del 75% es ligeramente distinto según la modalidad y conviene no confundirlos:

• Presencial: 75% de las horas de formación. Se calcula sobre las horas de asistencia efectiva registradas en el control de asistencia firmado, no sobre las matriculadas.
• Teleformación: 75% de los controles de aprendizaje del curso. La interpretación operativa, consolidada por la práctica del sector, es que en teleformación el participante debe haber realizado al menos el 75% de los contenidos y el 75% de las pruebas de evaluación, no solo navegado por el material.
• Aula virtual: 75% de las horas de conexión a la sesión sincrónica. La plataforma debe registrar tiempos de entrada y salida con sello horario por participante.
• Mixta: el 75% se aplica de forma proporcional sobre las horas de cada modalidad, ponderadas según el peso que cada parte tiene en el conjunto.

Cómo calcula la aplicación el coste máximo bonificable

Cuando la empresa termina de mecanizar participantes y costes, la aplicación ejecuta automáticamente un cálculo en tres tiempos y muestra como coste máximo bonificable el menor de los tres importes resultantes:

1. Crédito disponible. Es lo que le queda a la empresa de su crédito FUNDAE anual, descontando lo ya bonificado en grupos cerrados antes en el ejercicio. Si la empresa tiene crédito acumulado de ejercicios anteriores —solo posible para empresas de menos de 50 trabajadores que marcaron la casilla antes del 30 de junio—, ese acumulado también cuenta.
2. Costes incurridos. Es la suma de los costes directos, indirectos y de organización que la empresa ha mecanizado en la finalización, ya filtrados por sus respectivos topes (10% indirectos, porcentaje correspondiente de organización).
3. Límite por módulos económicos. La aplicación calcula un techo en función del tipo de formación, número de participantes finalizados y duración del curso. El tope se basa en los módulos máximos por hora y participante: en certificados de profesionalidad, 8 €/h en presencial y 5 €/h en teleformación. Para acciones propias se aplican los módulos correspondientes según modalidad.

El bonificable real es el más bajo de los tres. En la práctica, la mayoría de las empresas medianas tropieza primero con el crédito disponible (porque el plan formativo es mayor que el crédito anual), las pequeñas se ven topadas por el límite por módulos (porque imputan costes muy cercanos al tope) y las grandes con plantillas de formadores internos a veces ven activarse el filtro de costes incurridos cuando el detalle no soporta toda la imputación pretendida.

La cofinanciación privada: el coste lateral que muchos olvidan

La finalización no solo determina cuánto bonifica la empresa: también marca cuánto debe haber asumido como cofinanciación privada. Las empresas con más de 5 trabajadores están obligadas a asumir un porcentaje del coste total de la formación, según escala progresiva. La aplicación lo calcula con esta fórmula oficial:

Los costes salariales son las retribuciones brutas de los trabajadores formados durante las horas de formación que cayeron dentro de su jornada laboral. Computan como aportación privada de la empresa al esfuerzo formativo y son la vía más sencilla de cubrir el porcentaje exigido sin bonificar de menos. Los porcentajes obligatorios según plantilla son los siguientes y se evalúan a final de ejercicio sobre el conjunto anual de la formación bonificada, no grupo a grupo:

El error operativo más típico relacionado con cofinanciación es descubrirlo en diciembre. La empresa ha bonificado al máximo durante todo el año, llega al cierre y la aplicación le exige cofinanciación que no se ha generado por falta de horas en jornada laboral. La forma de evitarlo es planificar desde enero qué porcentaje de horas se va a impartir en horario laboral y revisar el indicador en cada finalización, no esperar al cierre del ejercicio.

La desfinalización: la ventana para corregir errores

Una vez firmada la finalización, los datos quedan grabados en la aplicación y vinculados al expediente del grupo. Si se detecta un error —un participante que no debería haberse incluido, un coste mal imputado, un mes de bonificación equivocado— la aplicación abre una ventana específica para revertir la firma y rectificar. Es lo que se conoce como desfinalización.

La regla, fijada literalmente en la FAQ oficial de FUNDAE, es la siguiente: las empresas tienen hasta el día 20 del mes siguiente a la primera notificación de finalización para desfinalizar el grupo, permitiendo realizar cambios en los datos de participantes y costes. Una vez desfinalizado el grupo, la empresa modifica lo que necesite y vuelve a firmar la finalización con los datos corregidos. La operación es reversible y no genera incidencia siempre que se ejecute dentro de la ventana.

Las dos últimas filas son las más importantes. Si un grupo está siendo objeto de una actuación de seguimiento, la aplicación bloquea la desfinalización de oficio y la empresa solo puede comunicar la modificación a través de la pestaña de Incidencias, adjuntando la documentación que justifique el cambio. Lo mismo ocurre con los PIF, que por su naturaleza individual no admiten reversión y obligan a tramitar cualquier corrección como incidencia.

Aplicar la bonificación tras finalizar: la casilla 763 y el plazo de diciembre

Una vez firmada la finalización, la empresa entra ya en la fase de aplicación de la bonificación propiamente dicha, que es la mecánica por la que el descuento llega a su tesorería. La operación se ejecuta a través del Sistema RED de la Seguridad Social, en el boletín de cotización del mes elegido, indicando el importe en la casilla 763 (bonificación formación continua) por la cuantía exacta comunicada en la aplicación de FUNDAE.

Los requisitos para que esa aplicación sea válida y firme son los que la propia FUNDAE enumera literalmente en su Paso 7: estar al corriente de pago frente a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, haber informado a la RLPT cuando la empresa la tenga, y haber comunicado el inicio, realizado y comunicado la finalización de la formación. Si alguno de estos tres pilares falla, la bonificación es indebida y procederá su devolución en una eventual comprobación.

El plazo final para la aplicación es nítido: hasta la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del año en curso. Para empresas que cesan actividad antes de fin de año, el tope se desplaza al boletín del mes en que se produce el cese. Lo que no se bonifica en plazo se pierde, salvo el caso específico de las empresas de menos de 50 trabajadores que pueden acumular el crédito no consumido para los dos siguientes ejercicios marcando la casilla correspondiente en la aplicación antes del 30 de junio del ejercicio en curso.

Los siete errores que invalidan la finalización

Por experiencia de gestionar miles de finalizaciones a lo largo de estos años, los motivos por los que una comunicación de finalización acaba siendo problemática se repiten con bastante consistencia. Estos son los siete que aparecen una y otra vez en los expedientes que terminan en devolución:

1. Incluir participantes con menos del 75%. El error más frecuente. Se incluye al participante porque "casi" lo ha hecho o porque la empresa quiere bonificar lo invertido en él. La inspección lo detecta cruzando hoja de asistencia con finalización en cinco minutos.
2. Costes indirectos por encima del 10%. Imputar suministros, limpieza o material de oficina al curso sin haber calculado bien el peso del coste total termina disparando el porcentaje. La aplicación lo trunca al 10% pero la diferencia queda como coste no aceptado.
3. Coste de organización aplicado mal según plantilla. Empresas de 7 trabajadores que aplican el 20% pensando que están en el tramo más bajo, o empresas de 12 que aplican el 20% del de 6-9 por inercia. El tramo correcto se calcula sobre la plantilla media del ejercicio, no sobre el día.
4. Participantes de empresas no notificadas en el inicio. En grupos formativos compartidos por varias empresas, si una de ellas no se incluyó al comunicar el inicio del grupo, sus trabajadores no pueden añadirse en la finalización por mucho que hayan asistido. La regla es de fundae.es directamente.
5. Mes de bonificación incoherente con la finalización. Bonificar en un boletín anterior al mes de finalización notificada genera bonificación indebida automáticamente. La aplicación lo detecta en el cruce con la TGSS aunque haya pasado un año.
6. No comunicar finalización antes del cierre de diciembre. La empresa termina el curso el 28 de diciembre, está cerrada por vacaciones del 24 al 7 de enero, y descubre en febrero que no firmó la finalización en plazo. El grupo queda como "no realizado" y no se puede bonificar, salvo causa imprevista del art. 1105 del Código Civil acreditada.
7. No identificar contablemente la bonificación. No es estrictamente un error de la finalización pero sí un fallo que la inspección detecta a posteriori: la normativa obliga a registrar todos los gastos y bonificaciones en cuenta separada o epígrafe específico bajo la denominación literal "formación profesional para el empleo". La identificación contable correcta se aborda con detalle en el capítulo 17 sobre contabilización de las bonificaciones.

Obligaciones posteriores a la finalización

Comunicar la finalización no es el último paso. Una vez firmada, todavía quedan tres obligaciones que la normativa marca con plazo y que la inspección comprueba a menudo:

• Entregar diploma o certificado a los participantes finalizados en un plazo máximo de dos meses desde la finalización del curso. La aplicación de FUNDAE genera automáticamente un certificado personalizado por participante; usar ese modelo evita formalidades discutibles. La entrega debe ser acreditable: por correo electrónico con confirmación, por mensajería con firma, o presencialmente con recibí firmado.
• Entregar el cuestionario de evaluación de calidad a los participantes para su cumplimentación. FUNDAE ha incorporado el modelo en formato electrónico en la aplicación telemática. La empresa debe conservar los cuestionarios cumplimentados; ante un requerimiento, los entrega en formato electrónico con el formulario PDF oficial.
• Conservar toda la documentación justificativa durante cuatro años desde la finalización del ejercicio en que se aplicó la bonificación. Esto incluye facturas, nóminas, contrato de encomienda con la entidad organizadora si la hubo, hojas de asistencia firmadas, registros de actividad de la plataforma en teleformación, cuestionarios de evaluación, diplomas y soporte contable.

El RD 1189/2025, en vigor desde el 1 de enero de 2026, ha reforzado expresamente la trazabilidad documental y la obligación de identificación en cuenta separada. No introduce cambios sustanciales sobre la mecánica de la finalización, pero sí consolida que la documentación tiene que estar en orden desde el momento mismo en que se firma el cierre del grupo, no fabricarse a posteriori si llega un requerimiento. Esa es, en términos prácticos, la diferencia entre una empresa preparada y una empresa expuesta.

Cierre operativo

La comunicación de finalización es la pieza menos visible y más decisiva del procedimiento bonificable. Sin ella firmada en plazo, no hay bonificación; con ella mal hecha, hay devolución. Lo que la convierte en sencilla cuando se dominan los conceptos —el 75%, los topes de coste, la ventana del día 20, la casilla 763, los dos meses de diploma— es exactamente lo que la convierte en peligrosa cuando se improvisa al filo de diciembre con varios grupos abiertos y una agenda saturada.

La pregunta operativa que conviene hacerse al final de cada curso, en cuanto se entregan los diplomas, no es "¿podemos firmar ya la finalización?". Es la siguiente: "¿está la documentación completa, hemos verificado que cada participante incluido tiene su 75% acreditado, los costes encajan dentro de los topes, sabemos en qué boletín vamos a bonificar y la cofinanciación anual va por buen camino?". Si la respuesta a las cinco partes es sí, firma. Si alguna es dudosa, espera, verifica y firma cuando lo sea. La diferencia entre una bonificación firme y una bonificación que vuelve cuatro años después con intereses de demora cabe en esa pausa.