La firma de asistencia digital: qué vale hoy (y si te obliga Firmaasistencia)
La firma de los alumnos es de los documentos que FUNDAE mira con más lupa. Desde 2020 vale la firma digital, y en 2026 hay una duda nueva: ¿estás obligado a usar la herramienta de FUNDAE? Te lo resolvemos, y te contamos qué firma vale y cómo se recoge sin sustos. Para responsables de RRHH y entidades organizadoras.
Preguntas frecuentes
¿Buscas una duda concreta? 169 preguntas respondidas en La Biblia.
En formación presencial no estás obligado a usar la herramienta Firmaasistencia de FUNDAE: es opcional, incluso cuando esté operativa. Puedes seguir con tu sistema de firma habitual siempre que identifique al alumno y sea seguro. Y para bonificar, basta la firma electrónica simple (manuscrita digital), firmada en tiempo real por sesión y verificada por el formador.
El control de asistencia es una de las pruebas que más incidencias genera en un seguimiento de FUNDAE. Esta pieza no te repite qué documento de asistencia hay que guardar —eso está en la ficha de Modelos—; te explica el gesto de la firma digital tal y como se hace hoy, y despeja la duda de 2026 sobre la herramienta de FUNDAE.
1. La pregunta de 2026: ¿me obliga Firmaasistencia?
FUNDAE ha desarrollado una herramienta propia de firma de asistencia, Firmaasistencia (firmaasistencia.fundae.es), para el control de asistencia en la formación presencial. La duda que ha corrido entre gestores y empresas es si su uso es obligatorio. La respuesta, confirmada por la propia FUNDAE, es no.
Traducido a tu día a día: si ya tienes un sistema de firma digital que identifica bien a cada alumno y es seguro, puedes seguir con él. No tienes que migrar a la herramienta de FUNDAE por obligación.
2. Qué firma vale para bonificar
No necesitas firma con certificado ni nada complejo. Para la formación bonificada basta la firma electrónica simple, y en concreto la firma manuscrita digital: el trazo que el alumno hace con el dedo o un lápiz sobre una tablet, un móvil o el ratón del ordenador. Es válida como prueba de asistencia desde 2020.
Para que esa firma simple sostenga la bonificación, tiene que cumplir tres cosas:
- Identificación del firmante — que quede claro quién firma (nombre, y datos que lo identifiquen).
- Integridad del documento — que el registro firmado no se pueda alterar después sin que se note.
- No repudio — que el firmante no pueda negar después que firmó.
3. Cómo se recoge (y quién firma)
La firma se recoge en tiempo real, sesión a sesión. Las formas habituales, todas válidas:
- Dispositivo compartido — una tablet del formador que va pasando entre los asistentes.
- Código QR — cada alumno lo escanea y firma en su propio móvil.
- Enlace por correo o URL — se envía la solicitud de firma al alumno.
Firman los alumnos y el formador. Y hay un paso que se olvida: el formador verifica que están todas las firmas antes de cerrar la sesión o el grupo. Una firma que falta y se detecta tarde es una incidencia difícil de arreglar.
4. Qué debe contener el registro (y cuánto se guarda)
El control de asistencia es un documento grupal por cada sesión que debe incluir:
- Los datos identificativos de la formación (denominación, fechas, horario).
- La lista de alumnos con sus datos identificativos.
- Las firmas de los alumnos de esa sesión.
- La firma del formador o responsable de formación.
Y como todo el expediente, el registro de asistencia se conserva cuatro años. Aquí la firma digital tiene una ventaja evidente: nada de archivadores de papel que se pierden o se manchan.
Todo lo anterior es para la formación presencial y de aula virtual. En teleformación, la asistencia no se acredita con firma, sino con los registros de conexión y seguimiento de la actividad del alumno en la plataforma. Y ojo: la falta de interacción real (el llamado «tutor pasivo») está en el punto de mira de la Inspección de Trabajo, que ha llegado a exigir devolver bonificaciones por ello.
5. Herramientas: la de FUNDAE y las de terceros
Para recoger la firma tienes, básicamente, dos caminos: la herramienta de FUNDAE (Firmaasistencia, opcional) o una solución de terceros de firma y control de asistencia. Muchas de estas últimas añaden algo muy práctico: además de recoger las firmas, generan automáticamente los ficheros XML que luego hay que subir a la aplicación de FUNDAE (inicio de grupo, finalización y participantes), que es justo el paso que explicamos en la pieza sobre la comunicación con ficheros XML. Elijas la que elijas, lo que FUNDAE valora es lo mismo: identificación, firma en tiempo real, integridad y conservación.
Antes de dar por buena tu firma digital, comprueba
- ¿Tu sistema identifica a cada alumno y es seguro? (Requisito de la Resolución SEPE 25/11/2025.)
- ¿Se firma en tiempo real, sesión a sesión?
- ¿Firman alumnos y formador, y el formador verifica antes de cerrar?
- ¿El registro lleva datos de la formación + lista + firmas?
- ¿Si es teleformación, tienes los registros de conexión en vez de firmas?
- ¿Se conserva 4 años de forma íntegra?
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio usar la herramienta Firmaasistencia de FUNDAE?
No. FUNDAE ha aclarado que su uso es opcional, incluso una vez esté plenamente operativa. Puedes seguir con tus sistemas habituales de control de asistencia si identifican al alumnado y son seguros, conforme a la Resolución del SEPE de 25 de noviembre de 2025.
¿Qué firma digital vale?
Basta la firma electrónica simple, incluida la manuscrita digital sobre tablet, móvil u ordenador. No hace falta certificado, siempre que se garantice la identificación del firmante, la integridad del documento y el no repudio.
¿Cómo se recoge la firma?
En tiempo real por sesión: con una tablet compartida, un código QR o un enlace por correo. Firman los alumnos y el formador, que verifica las firmas antes de cerrar el grupo.
¿Qué debe contener el registro de asistencia?
Es un documento grupal por sesión con los datos de la formación, la lista de alumnos con sus datos, las firmas de los alumnos y la del formador. Se conserva cuatro años.
¿Y en teleformación?
La asistencia se acredita con los registros de conexión y seguimiento en la plataforma, no con firma. La falta de interacción real (tutor pasivo) es objeto de vigilancia por la Inspección.
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