Inscribir tu entidad para impartir formación bonificada: la declaración responsable, sin sustos (y quién NO tiene que hacerla)

Es un trámite que asusta más por su nombre que por su dificultad. La mayoría de entidades lo resuelven en una sola sesión… salvo cuando chocan con uno de los dos escollos clásicos. Esta pieza no te repite qué es una entidad organizadora —eso está en su capítulo— ni el contrato de encomienda —eso está en Modelos—; te explica el gesto operativo de inscribirte para poder impartir, tal y como se hace hoy.

1. Lo primero: ¿esto te obliga a ti?

Es la duda que más tiempo hace perder, así que la despejo de entrada. La obligación de estar inscrito recae sobre quien imparte la formación, no sobre quien la paga o la organiza para su propia plantilla.

• Empresa que forma a sus trabajadores con una entidad externa → la empresa no se inscribe. Se inscribe la entidad de formación que imparte. La empresa solo tiene que asegurarse de que esa entidad está inscrita (y de recoger su código).
• Entidad de formación o entidad organizadora que imparte → sí se inscribe, antes de impartir. Esta guía es para ti.
• Empresa que se imparte formación a sí misma con medios propios y quiere bonificarla → si actúa como impartidora, entra en el régimen de inscripción como cualquier entidad. En la práctica, la mayoría encargan la impartición a una entidad inscrita y se ahorran el trámite.

2. Inscripción o acreditación: no son lo mismo

La Ley 30/2015 (art. 15) parte de una división que conviene tener clara antes de tocar nada, porque decide por qué puerta entras:

• Formación NO conducente a certificado de profesionalidad (la inmensa mayoría de la formación bonificada de empresa: ofimática, idiomas, habilidades, técnica propia…) → se resuelve con inscripción mediante declaración responsable. Es el caso de esta guía.
• Formación conducente a certificado de profesionalidad → exige acreditación previa, con inspección de instalaciones y medios. Es otro trámite, más lento, y no lo cubrimos aquí.

Y dentro de la inscripción hay dos variantes: sin especialidad (declaras áreas profesionales, no cursos concretos; habilita para formación no incluida en el Catálogo, la vía natural de la bonificada de diseño propio) y con especialidad (te inscribes en especialidades concretas del Catálogo, cada una con su código; solo la necesitas si quieres figurar en el buscador del SEPE para esa especialidad).

3. Antes de entrar: dos cosas que paran el trámite

a) El certificado digital correcto. Todo es telemático. Necesitas un certificado digital vigente: el de representante de persona jurídica si eres empresa/entidad, o el de persona física si eres autónomo. Con el certificado personal de un gerente intentando inscribir una S.L. el sistema no reconoce la vinculación. Comprueba también que no caduque a mitad de proceso.

b) El escollo del fichero de «Entidades Comunes». Al entrar, la aplicación comprueba que el NIF de la entidad conste en el fichero común de los servicios públicos de empleo. Si tu entidad nunca ha tocado el sistema de empleo, saltará un error del tipo «el NIF/NIE no consta en el sistema común…» y no te dejará seguir.

4. El trámite, paso a paso

1. Accede al portal de FUNDAE (Registro Estatal de Entidades de Formación) y elige «Inscripción sin especialidad». Hazlo antes de impartir: la inscripción debe existir previamente al inicio de cualquier curso bonificado.
2. Identifícate con el certificado. El sistema valida el NIF contra Entidades Comunes y abre el formulario de alta.
3. Rellena los datos: denominación, NIF (ya viene del certificado), domicilio a efectos de notificaciones, teléfono, email y web.
4. Marca las modalidades en las que vas a impartir: presencial, teleformación, mixta (una, varias o todas).
5. Indica provincias y áreas profesionales. Por cada modalidad, señalas las provincias de actuación y las áreas profesionales (Administración y gestión, Informática, Idiomas…). En la vía «sin especialidad», las áreas sustituyen a los códigos de curso: te habilitan para impartir cualquier formación de ese ámbito. Marca de entrada todas las que vayas a necesitar.
6. Firma electrónicamente. Al firmar declaras que cumples los requisitos. El sistema genera tu código de entidad y la «Comunicación de Inscripción» en PDF.
7. Descarga y archiva el PDF de la declaración firmada y el de la comunicación con el código. Ese PDF es el comprobante oficial: FUNDAE no manda nada en papel.

5. Para qué sirve de verdad el código de entidad

El código no es un adorno del PDF: es la pieza que conecta tu entidad con cada curso bonificado. Cuando una empresa (o su entidad organizadora) comunica a FUNDAE el inicio de una formación, tiene que consignar el código de la entidad que la imparte. Sin ese código, FUNDAE no puede validar que el proveedor está inscrito, y esa acción no se puede bonificar.

6. «Habilitado al instante», pero con la lupa detrás

La gran ventaja de la declaración responsable es su eficacia inmediata: quedas habilitado para formar desde que la presentas, sin esperar resolución. La contrapartida es que estás declarando bajo tu responsabilidad que cumples los requisitos, y la Administración puede comprobarlo después. Lo que declaras (y por tanto tienes que tener de verdad):

• Instalaciones, medios y recursos humanos suficientes para lo que impartes (art. 15.3). No se adjuntan al inscribirte, pero se verifican en inspección.
• Seguros: de accidentes para el alumnado y de responsabilidad civil frente a terceros durante la formación.
• No estar sancionada ni inhabilitada para actividades formativas, y coherencia con tu epígrafe de IAE.

Y, ya como entidad inscrita, asumes las obligaciones del art. 16 de la Ley 30/2015: impartir con calidad, someterte a controles, conservar la documentación 4 años, no subcontratar la impartición (contratar a tus docentes no es subcontratar) y comunicar los cambios relevantes. Declarar algo que no es cierto puede acarrear la baja de oficio y sanción.

7. Mantenerla viva (esto se olvida)

La inscripción no caduca: sigue vigente mientras cumplas las condiciones. Pero no es «hazla y olvídate»:

Antes de presentarla, comprueba

• ¿Tienes el certificado digital adecuado (representante de la entidad, o persona física si eres autónomo) y en vigor?
• ¿Está tu NIF de alta en Entidades Comunes? (Si no, oficina de empleo primero.)
• ¿Tienes decididas modalidades, provincias y áreas antes de entrar al formulario?
• ¿Cumples de verdad lo que vas a declarar: instalaciones, medios, seguros, no estar sancionado?
• ¿Vas a descargar y archivar el PDF con el código nada más firmar?
• ¿Está la inscripción hecha antes de comunicar el primer curso bonificado?

Preguntas frecuentes