Los 7 errores contables más frecuentes en inspección
La lista, basada en experiencia profesional y en las actuaciones de seguimiento del SEPE más habituales, de los errores que más dolores de cabeza están dando a las asesorías cuando llega el requerimiento.
Esta ficha recopila los siete errores contables que he visto recurrir con más frecuencia en 25 años de gestión FUNDAE, tanto en asesorías propias como en las actuaciones de seguimiento del SEPE que nos llegan a revisar: denominación incorrecta de la cuenta, uso de la 629 en vez de la 649, costes internos sin coste/hora documentado, mezcla de criterios ICAC entre ejercicios, vulneración del principio del devengo, naturaleza incorrecta del ingreso y falta de justificación en memoria.
No es una lista oficial. Es la que de hecho aparece en los requerimientos. Cada error remite al desarrollo completo en la ficha correspondiente del capítulo.
Por qué importa este repaso antes del cierre de ejercicio
La mayoría de los expedientes de reintegro que hemos visto abrirse en los últimos años no nacen de un fraude consciente, sino de pequeños errores contables acumulados que, vistos en conjunto por el inspector, dibujan un cuadro de incumplimiento de la obligación de identificación contable del art. 12.2.c del RD 694/2017. Ninguno de los siete errores que siguen es irreparable: todos se corrigen con un asiento de ajuste o una reclasificación de saldos antes del cierre, siempre que se detecten a tiempo.
La intención de esta ficha es doble. Primero, que si tu asesoría ha cometido alguno de estos siete errores en el ejercicio que estás cerrando, tengas una señal clara para corregirlo antes de presentar las cuentas anuales. Y segundo, que cuando aparezca el requerimiento del SEPE —si aparece— puedas identificar rápidamente qué está reclamando exactamente y en qué ficha de este capítulo encontrarás la solución desarrollada.
Cuenta sin la denominación literal «Formación profesional para el empleo»
La asesoría abre una cuenta para la formación bonificada pero la etiqueta como «Formación», «Cursos», «Formación trabajadores» o similares. Denominación libre.
Solución: la denominación debe ser literalmente «Formación profesional para el empleo» como exige el art. 12.2.c del RD 694/2017. No es cosmética, es obligación normativa.
Desarrollado en Ficha 17.1 · La obligación legal de la denominación
Usar la cuenta 629 en lugar de la 649 para el gasto externo
El gasto de formación impartida por proveedor externo se imputa a la cuenta 629 «Otros servicios» del subgrupo 62. El ICAC descarta este tratamiento: la formación es gasto de personal, no servicio exterior.
Solución: la cuenta canónica es la 649 «Otros gastos sociales» del subgrupo 64, como establece el párrafo primero del BOICAC 94/2013 Consulta 5. Se aconseja abrir subcuenta analítica (p.ej. 649.0001) con el literal normativo.
Desarrollado en Ficha 17.2 · La cuenta 649 para el gasto externo
Costes internos de formadores propios sin coste/hora documentado
Cuando la formación la imparte personal propio, la empresa imputa una cifra aproximada sin el cálculo de coste/hora ni la memoria justificativa de las cinco categorías computables (impartición, preparación, tutorías, evaluación, seguimiento y preparación de medios didácticos).
Solución: documentar expresamente el cálculo de coste/hora del formador interno (salario bruto anual más cotización dividido entre horas totales trabajadas) y soportar las horas dedicadas a cada acción formativa con registro horario verificable. Sin memoria, el SEPE elimina el coste interno del expediente.
Desarrollado en Ficha 17.3 · Cómo contabilizar los costes internos
Mezclar Opción A y Opción B del ICAC entre ejercicios
Un ejercicio se registra la bonificación como subvención (cuenta 740) y al siguiente como minoración del gasto (cuenta 642) sin motivo sustantivo ni justificación. Vulnera el principio de uniformidad del Marco Conceptual del PGC.
Solución: elegir una de las dos opciones que admite el ICAC y mantenerla entre ejercicios. Si hay cambio de criterio, documentarlo expresamente en la memoria de las cuentas anuales del ejercicio en que se produce, con indicación del motivo.
Desarrollado en Ficha 17.4 · Cuenta 74 o 642 y Ficha 17.5 · El doble criterio del ICAC
No periodificar la bonificación cuando cae entre ejercicios
La formación termina en diciembre, la bonificación se aplica en el boletín de enero, y la asesoría registra el ingreso íntegro en enero por criterio de caja. Vulnera el principio del devengo y genera inconsistencia al cruzar con los datos de FUNDAE en el SEPE.
Solución: reconocer el ingreso en el ejercicio en que nace el derecho (fecha de comunicación de finalización en la aplicación FUNDAE), usando la cuenta transitoria 4708 «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas» como puente entre ejercicios.
Desarrollado en Ficha 17.6 · Periodificación entre ejercicios
Imputar la bonificación como ingreso financiero o extraordinario
La bonificación se registra en cuentas del subgrupo 76 «Ingresos financieros» o en la 778 «Ingresos excepcionales», porque la asesoría la interpreta como «ahorro en cotizaciones» y no como lo que es: una subvención a la explotación.
Solución: la bonificación tiene naturaleza de subvención a la explotación (BOICAC 94/2013 Consulta 5, párrafo segundo). Registro en el subgrupo 74 (cuenta 740 recomendada) bajo la Opción A, o minoración del gasto en la 642 bajo la Opción B. Cualquier cosa fuera de esas dos cuentas carece de respaldo doctrinal del ICAC.
Desarrollado en Ficha 17.5 · El doble criterio del ICAC
No justificar la elección del criterio en la memoria de cuentas anuales
La asesoría aplica correctamente una de las dos opciones del ICAC pero no lo refleja en la memoria. Cuando el inspector pregunta por qué se ha elegido ese tratamiento, no hay documentación que lo respalde.
Solución: incluir en la memoria de las cuentas anuales, dentro del apartado de subvenciones o en el de criterios contables aplicados, una breve mención del tratamiento elegido para las bonificaciones FUNDAE y, si aplica Opción B, la justificación de por qué la variación se considera «poco significativa» conforme al principio de importancia relativa.
Desarrollado en Ficha 17.5 · El doble criterio del ICAC
Checklist para el cierre de ejercicio
Si estás en fase de cierre del ejercicio en tu asesoría, conviene pasar una revisión mental por los siete puntos de arriba antes de formular cuentas. Ninguno requiere un cambio estructural complejo: son ajustes contables puntuales que, hechos a tiempo, evitan la inmensa mayoría de los requerimientos de seguimiento del SEPE.
1. ¿La cuenta se llama literalmente «Formación profesional para el empleo»? 2. ¿El gasto externo está en la 649 y no en la 629? 3. ¿Los costes internos tienen memoria con cálculo de coste/hora y horas dedicadas por acción? 4. ¿Se mantiene el mismo criterio (A o B) que el ejercicio anterior? 5. ¿La bonificación de formación que terminó en diciembre y se aplicó en enero está reconocida en el ejercicio del devengo? 6. ¿El ingreso está en subgrupo 74 o la minoración en 642, y no en cuentas financieras ni excepcionales? 7. ¿La memoria incluye una mención del criterio elegido?
Una vez cerrado el capítulo contable del ejercicio, la última pieza de este capítulo de La Biblia explica qué ocurre cuando, a pesar de todo, el SEPE abre procedimiento sancionador: el régimen de la LISOS, con sus cuantías concretas y la frontera entre infracciones graves y muy graves, que es lo que desarrolla la ficha 17.9.
Otras fichas del Capítulo 17
¿Quieres auditar tu contabilización FUNDAE antes del cierre?
En CiberAula hacemos revisión previa de los siete puntos clave de identificación contable para que puedas presentar cuentas con confianza. Si algo está mal, aún hay tiempo de corregirlo.