La cuenta debe llamarse “formación profesional para el empleo”

Lo que dice exactamente la norma

El marco está en el artículo 12.2.c del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, que desarrolla la Ley 30/2015 sobre el Sistema de Formación Profesional para el Empleo. En ese apartado se obliga a las empresas beneficiarias de bonificaciones a lo siguiente:

La lectura importa con precisión. La norma dice tres cosas que se confunden con frecuencia:

• Primero: lo que hay que identificar son todos los gastos de ejecución de la formación (los de las acciones formativas y los de los permisos individuales de formación, PIF), y las bonificaciones aplicadas. Las dos caras, no solo el gasto.
• Segundo: la identificación puede hacerse en cuenta separada o en un epígrafe específico dentro de una cuenta mayor. Las dos opciones son válidas a efectos del artículo; lo que no vale es diluir el gasto de formación en la cuenta genérica sin ningún marcador.
• Tercero: la denominación que identifique esa cuenta o ese epígrafe ha de ser, entre comillas simples en el propio texto de la norma, ‘formación profesional para el empleo’. Ni “formación FUNDAE”, ni “formación bonificada”, ni “formación continua”, ni ninguna variante libre.

Por qué el nombre exacto importa

Una empresa pequeña puede pensar con razonable sentido común que el nombre es secundario, que lo importante es que los gastos estén separados y trazables. Esa lectura es intuitiva pero no resiste el contacto con una inspección real. La razón está en cómo trabaja el técnico del SEPE cuando revisa la documentación contable en una actuación ex post.

En una comprobación ex post, el requerimiento pide libros contables, diario y mayor, y ahí el inspector busca por el literal exacto que marca la norma. Si encuentra una cuenta llamada “formación profesional para el empleo” con los gastos del ejercicio dentro, la comprobación de este punto es inmediata. Si encuentra “Gastos FUNDAE” o “Formación bonificada 2025”, la incidencia se puede grabar: no está cumplido el requisito literal, con independencia de que la información esté objetivamente trazable.

Tres formas válidas de cumplir el requisito

La norma admite flexibilidad dentro del literal. En la práctica, estas son las tres formas habituales de resolver la obligación del artículo 12.2.c en la asesoría:

Las tres formas válidas cumplen la norma. La elección depende del tamaño de la empresa, del software contable y de la flexibilidad que permita la asesoría. Mi recomendación, después de 25 años de inspecciones y cierres de ejercicio, es la primera: una cuenta específica con el literal. Cuesta exactamente lo mismo darla de alta y ahorra una conversación innecesaria ante cualquier requerimiento.

Qué cambia con el RD 1189/2025 desde 2026

El Real Decreto 1189/2025, en vigor desde el 1 de enero de 2026, no modifica el requisito literal del artículo 12.2.c del RD 694/2017 —que sigue plenamente vigente— pero lo refuerza en dos direcciones. Primero, consolida la obligación de identificación contable como parte del núcleo del sistema de control del SEPE y FUNDAE, dejando claro que no es un trámite formal sino una condición de la bonificación. Y segundo, refuerza la obligación de conservación de los justificantes: los documentos contables que acreditan la aplicación de la bonificación deben conservarse durante al menos 4 años desde la finalización del ejercicio en que se aplicó, o más si lo exige la normativa europea de fondos.

La lectura operativa es que desde 2026 el requisito pesa más, no menos. Una empresa que entre en 2026 con la contabilidad FUNDAE identificada sin el literal del artículo 12.2.c va a enfrentarse a un marco de control expresamente reforzado para detectar este tipo de debilidades. Es, literalmente, el peor momento posible para mantener la costumbre laxa.

Qué pasa si la asesoría no cumple el literal

La consecuencia concreta depende de dónde caiga la empresa en el continuo de gravedad que maneja el sistema de control. En orden creciente:

• Incidencia documental sin consecuencia económica. El técnico marca la observación en el informe de resultados, la empresa subsana en el ejercicio siguiente y el tema queda ahí. Es el desenlace más frecuente cuando se trata de una asesoría que usó una etiqueta distinta de la literal pero la información estaba trazada.
• Incidencia con efecto sobre la bonificación. Si la identificación es tan deficiente que impide acreditar que los gastos son los que son, el SEPE puede considerar no justificada la bonificación aplicada y reclamar su devolución por la vía del artículo 18.3 del RD 694/2017. Es desproporcionado sobre el papel, pero ocurre cuando la contabilidad está tan mal que el inspector no puede hacer el mapeo.
• Infracción tipificada del artículo 15.6.f LISOS. La no identificación en cuenta separada de los gastos e ingresos de formación bonificada está expresamente tipificada como infracción grave en el artículo 15.6.f del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Cuando el SEPE traslada el expediente a la Inspección de Trabajo, la cuantía de la sanción grave está entre 751 € (mínimo) y 7.500 € (máximo) conforme al artículo 40.1.b de la misma norma tras la reforma de 2021-2022.

La conversación útil con tu asesoría

Si tu empresa gestiona formación bonificada y nunca has revisado personalmente cómo está identificada la cuenta en la contabilidad, mi sugerencia es muy simple: abre el plan contable de tu empresa con tu asesoría, localiza la cuenta donde están registrados los gastos de formación del último ejercicio, y comprueba cuál es su denominación literal. Si no pone “formación profesional para el empleo”, pide que se cree una cuenta nueva con ese literal y que a partir del ejercicio en curso los gastos e ingresos vayan ahí. El coste operativo es una hora de asesoría; el coste de no hacerlo puede ser, literalmente, varios miles de euros más intereses de demora.