Cómo contabilizar los costes internos de formación
Cómo justificar por coste/hora al personal propio que imparte la formación bonificada, qué cuentas del Plan General Contable intervienen y qué tiene que contener la memoria justificativa del expediente.
Cuando la formación bonificada la imparte un empleado de la propia empresa, el coste no se justifica con factura —la empresa no puede facturarse a sí misma— sino por coste/hora del trabajador aplicado a las horas efectivamente dedicadas a la formación.
El gasto sigue contabilizado en sus cuentas naturales (640 sueldos y salarios, 642 Seguridad Social a cargo de la empresa), y la imputación analítica del coste interno se refleja en la subcuenta 649.0001 «formación profesional para el empleo» que ya vimos en la ficha 17.2. Todo ello acompañado de una memoria justificativa que soporte el cálculo.
Qué cuenta como coste interno
La doctrina FUNDAE es bastante clara sobre qué entra en el concepto de coste interno. El documento oficial de Orientaciones de costes lo define así:
“Costes del personal propio de la empresa bonificada en labores de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos, así como las horas invertidas en la preparación de los medios didácticos.”
El detalle importa. No es solo el tiempo en el aula (o frente a la pantalla, en teleformación); son cinco actividades computables: impartir, preparar las clases, tutorizar, evaluar y preparar materiales didácticos. Una empresa que solo impute las horas de impartición está dejando crédito en la mesa, y una que impute horas genéricas sin precisar a cuál de las cinco categorías pertenecen está generando una trazabilidad débil que la inspección puede cuestionar.
Contablemente, el gasto del formador interno no crea cuentas nuevas: el salario ya está en la 640, las cotizaciones en la 642. Lo que sí se abre —y es la pieza que conecta contabilidad con expediente FUNDAE— es una imputación analítica en la subcuenta 649.0001 que acreedita el gasto reflejado como bonificable:
Sueldos y salarios
Subgrupo 64 · Gastos de personal · Recoge el salario bruto del formador interno. No se toca por FUNDAE: la parte proporcional del salario correspondiente a las horas de formación ya está contabilizada aquí con normalidad.
Seguridad Social a cargo de la empresa
Subgrupo 64 · Cotizaciones empresariales que corresponden a esas horas. Tampoco cambia por FUNDAE: forma parte del coste laboral y entra en el cálculo del coste/hora.
Formación profesional para el empleo
Subcuenta analítica (ficha 17.2). Aquí se refleja la imputación del coste interno de la acción formativa, con el literal que exige el art. 12.2.c RD 694/2017, sin duplicar el gasto ya recogido en 640 y 642.
La trampa habitual en asesorías con poca experiencia FUNDAE es duplicar el gasto: apuntar de nuevo en la 649 lo que ya estaba en 640 y 642. No es así. La 649.0001 funciona como cuenta de orden analítica: identifica qué parte del gasto laboral que ya existe está vinculado a una acción formativa bonificable. Lo hace mediante documentos de soporte —memoria justificativa, registro horario, cálculo del coste/hora— no duplicando el apunte contable.
La fórmula del coste/hora del trabajador propio
Como la empresa no puede facturarse a sí misma, FUNDAE admite la justificación del coste interno por un procedimiento muy concreto: se calcula el coste/hora del trabajador en cuestión, se aplica a las horas efectivamente dedicadas a la formación, y ese importe es el que se imputa como coste bonificable.
El principio de cálculo es el prorrateo del coste laboral anual entre las horas efectivas anuales del trabajador. En la doctrina sectorial, la fórmula de referencia que aplican las asesorías especializadas es: coste laboral total anual (salario bruto + cotizaciones empresariales) dividido entre horas efectivas trabajadas al año, generalmente en torno a las 1.750–1.800 horas según convenio. El resultado es el coste/hora del trabajador, que se multiplica por las horas dedicadas a la formación para obtener el coste interno imputable.
Es una confusión frecuente que conviene aclarar aquí: los costes de organización (con su famoso tope del 10 %, 15 % o 20 % según tamaño de plantilla) son los que cobra una entidad organizadora externa por la gestión ante FUNDAE. No son lo mismo que los costes indirectos internos de una empresa que gestiona su propio crédito. Si tu empresa gestiona FUNDAE sin entidad organizadora, no hay costes de organización y no aplica ese tope porcentual; lo que sí hay son costes indirectos internos (las horas del personal de RRHH que gestiona el plan), justificados también por coste/hora.
Los costes internos están sujetos a los mismos topes generales del módulo económico que el resto de costes: 9 €/h presencial básico, 13 €/h presencial superior, 7,5 €/h teleformación. El coste/hora calculado del trabajador no puede superar ese módulo en la imputación; si el coste/hora real es mayor, la imputación queda topada. Esta regla común a todos los costes se desarrolla con detalle en el capítulo 12 sobre costes bonificables.
La memoria justificativa: qué tiene que contener
La memoria justificativa del coste interno es la pieza que, en una inspección, sostiene el cálculo. Sin ella, la imputación del coste interno es papel mojado por mucho que los apuntes contables en 640 y 642 estén impecables. Estos son los bloques mínimos que una memoria bien hecha debe cubrir:
Identificación del formador interno
Nombre y DNI, puesto de trabajo en la empresa, tipo de contrato, y —crítico— acreditación de la cualificación en la materia que imparte: titulación, experiencia documentada, certificaciones profesionales. Un formador sin cualificación acreditada es motivo de exclusión del coste aunque todo lo demás esté bien.
Cálculo explícito del coste/hora
Fórmula aplicada, cifras concretas: salario bruto anual del trabajador, cotizaciones empresariales, horas efectivas anuales según convenio. El resultado del coste/hora debe quedar reproducible por un tercero a partir de los datos de la memoria.
Registro horario de la acción formativa
Horas de impartición (aula o tutoría síncrona), horas de preparación de clases, horas de tutorización (en teleformación), horas de evaluación y corrección, horas dedicadas a materiales didácticos. Cinco categorías distintas, cada una con su registro diferenciado. Total resultante × coste/hora = coste interno imputable.
Soporte documental adjunto
Nómina del trabajador del periodo, boletines TGSS, anexo al contrato o comunicación formal que acredite la función de formador, y materiales didácticos creados (guiones, presentaciones, evaluaciones). Todo ello conservado al menos 4 años desde la finalización del ejercicio, conforme al art. 12.2.c RD 694/2017 y el refuerzo del RD 1189/2025.
Mi experiencia al leer memorias justificativas que las asesorías preparan tras un aviso de seguimiento del SEPE es que el 80 % de las incidencias viene del tercer y cuarto bloque, no del cálculo matemático del coste/hora. El cálculo suele estar bien; lo que se cae es el soporte de horas (registros genéricos sin detalle por categoría) o el soporte documental del contrato (no existe anexo por escrito que diga que el trabajador es formador interno de esa acción).
La trampa de las horas de RRHH de gestión
Un punto que conviene aclarar porque genera errores recurrentes: las horas que el personal interno dedica a gestionar el plan FUNDAE —comunicaciones en la aplicación, seguimiento administrativo, elaboración de documentación— sí son coste bonificable. Entran en la categoría de costes indirectos internos, y se justifican exactamente igual que las horas del formador: coste/hora × horas dedicadas, con su memoria.
El problema no es imputar horas de RRHH, es cómo se imputan
La incidencia recurrente del SEPE con horas indirectas internas no es que la partida sea inadmisible: es que están mal soportadas. Imputar “40 horas de RRHH” sin vincularlas a una acción formativa concreta, sin registro diario por tarea y sin cálculo de coste/hora aplicado es lo que se cae en revisión. La imputación correcta requiere: (1) vincular cada bloque de horas a una acción formativa identificada, (2) registrar la tarea realizada (no “gestión” genérico sino “comunicación de inicio del grupo X”, “elaboración de informe final del grupo Y”), (3) aplicar el mismo cálculo de coste/hora del trabajador de RRHH y adjuntar su soporte.
Una heurística prudente, a falta de ratio fijo de FUNDAE: las horas indirectas internas de gestión no deberían ser una fracción desproporcionada respecto a las horas directas de impartición. Una empresa que declare 10 horas de formación y 50 horas de gestión del plan va a generar preguntas en cualquier revisión. El cruce razonable, revisado con asesoría especializada, debe quedar documentado.
El formador interno: lo que hay que dejar por escrito
El último bloque operativo que cierra la figura es el laboral. Un trabajador contratado para un puesto (administración, producción, informática) que además imparte formación a sus compañeros no requiere cambio de contrato ni de categoría profesional por ese solo hecho, según el art. 39 del Estatuto de los Trabajadores sobre movilidad funcional. La formación ocasional entra dentro del poder de organización empresarial del art. 20 ET, siempre que sea compatible con el grupo profesional del trabajador.
Lo que sí hay que formalizar por escrito, y este es el punto que a menudo se omite hasta que llega una inspección:
- Un anexo al contrato o comunicación escrita que documente que el trabajador asume, junto con sus funciones habituales, la de formador interno de la acción formativa concreta. Indicar materia, horas previstas y periodo.
- Registro horario diferenciado de las horas dedicadas a formación, separables de las horas del puesto principal. En nómina o en un anexo, como se prefiera, pero separables.
- Acreditación de cualificación archivada: la titulación o la experiencia documentada que habilita al trabajador como formador en esa materia.
Si la empresa pretende que un trabajador pase a dedicarse de forma permanente y principal a la formación interna, entonces sí hay que contemplar el cambio de puesto o la creación de una plaza de formador con la categoría correspondiente, especialmente si esa función encaja en un grupo profesional distinto al actual. En la práctica habitual de planes de formación continua esto no se da: el empleado formador sigue ligado a su puesto original y compatibiliza ambas funciones sin problema.
Antes de declarar coste interno de una acción formativa, verifica cinco cosas: (1) el formador está identificado con cualificación acreditada; (2) existe anexo escrito que le asigna la función de formador para esa acción; (3) el cálculo de coste/hora está hecho con fórmula explícita y reproducible; (4) el registro horario diferencia las cinco categorías de horas FUNDAE (impartición, preparación, tutoría, evaluación, materiales); (5) la imputación analítica aparece en la 649.0001 coherente con los apuntes de 640 y 642. Los cinco puntos sólidos cierran el bloque de costes internos a prueba de inspección.
Otras fichas del Capítulo 17
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