Conservación documental: qué guardar y cuántos años
La bonificación no termina cuando aplicas el descuento: termina cuatro años después. Te contamos cuánto hay que guardar, desde cuándo se cuenta el plazo y qué documentos no pueden faltar el día que el SEPE llame a la puerta.
Guarda toda la documentación justificativa de la formación bonificada durante cuatro años, contados desde que finaliza el plazo de presentación de los seguros sociales de diciembre del ejercicio (en la práctica, desde el 31 de enero del año siguiente). El RD 1189/2025 lo convirtió en una obligación legal explícita. En una inspección, ese archivo es tu defensa.
¿Cuántos años? Cuatro
años de conservación. La empresa debe mantener a disposición de los órganos de control (SEPE / FUNDAE) la documentación justificativa de la formación bonificada durante cuatro años. Es una obligación derivada del art. 13 del RD 694/2017 y reforzada como obligación legal explícita por el RD 1189/2025.
No es un «por si acaso»: el SEPE puede solicitar una verificación —aleatoria o por indicios— y, si falta documentación que justifique lo bonificado, eso puede derivar en la devolución de las bonificaciones. La ausencia de controles de asistencia, evaluaciones o certificados imposibilita justificar la formación.
¿Desde cuándo se cuentan los cuatro años?
Aquí está el matiz que conviene tener claro. El plazo de prescripción de los expedientes de bonificaciones es de cuatro años (conforme al Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social), y se computa desde que finaliza el plazo de presentación de los seguros sociales del mes de diciembre del ejercicio en que te bonificaste. En la práctica, eso es a partir del 31 de enero del año siguiente.
Por eso, en la práctica, conviene conservar el expediente de un ejercicio algo más de cuatro años naturales desde la propia formación: hasta cubrir esos cuatro años contados desde el cierre.
Qué guardar: la lista que no puede faltar
Estos son los documentos que el SEPE/FUNDAE puede pedirte en una verificación. (El detalle de qué documentación necesitas para bonificar está en Requisitos y documentación, capítulo 03; aquí va la versión «de archivo».)
- Comunicaciones a FUNDAE de inicio y de finalización, y el plan/programa formativo (denominación, objetivos, contenidos, modalidad, horas).
- Listado de participantes con DNI y categoría profesional.
- Control de asistencia firmado (presencial) o registro de conexiones y trazabilidad de la plataforma (teleformación: accesos por alumno, tiempos, evaluaciones, descargas).
- Cuestionarios de evaluación de la calidad (modelo oficial de FUNDAE, en PDF).
- Certificados / diplomas y el recibí de su entrega a cada participante.
- Currículum y acreditación del tutor/formador; copia de los materiales entregados (puede ser digital).
- Justificación de costes: facturas del proveedor (con desglose de horas, conceptos y participantes), nóminas del formador y costes salariales si computan como cofinanciación, alquiler de aula, etc.
- Identificación contable separada de los costes y bonificaciones, bajo el epígrafe «Formación Profesional para el Empleo».
- Información a la RLPT: el recibí entregado con 15 días hábiles de antelación (o la declaración responsable si no hay representación constituida).
- Contrato de encomienda / adhesión con la entidad organizadora, si la hubo (lo conservan ambas partes).
¿Quién más debe guardar copia?
Si trabajas con una entidad organizadora, la obligación de custodia es de ambas partes: la empresa bonificada y la entidad organizadora deben conservar copia de la documentación. No delegues tu archivo en un tercero dándolo por hecho: si mañana cambias de proveedor, el expediente debe seguir siendo tuyo.
Pensar que «ya está todo subido a la plataforma de FUNDAE» y no custodiar nada. La plataforma no es tu archivo: la custodia es tuya, y es exactamente lo que te piden el día de una verificación. Sin ese expediente, justificar la formación es casi imposible y el reintegro, casi seguro.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que conservar la documentación?
Cuatro años. Es una obligación de la empresa beneficiaria, reforzada como obligación legal explícita por el RD 1189/2025, junto con la identificación contable separada de los costes.
¿Desde cuándo se cuentan?
Desde que finaliza el plazo de presentación de los seguros sociales de diciembre del ejercicio en que te bonificaste (en la práctica, desde el 31 de enero del año siguiente), según el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social.
¿Vale guardarlo en digital?
Sí, en papel o electrónico, siempre que sea íntegro y esté disponible para los órganos de control.
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