Qué costes puedes bonificar con FUNDAE y cuáles no

Cuando una empresa planifica su formación bonificada, la primera pregunta siempre es la misma: ¿cuánto me va a costar? La segunda, que es donde empiezan los problemas de verdad, es distinta: de todo lo que estoy gastando, ¿qué puedo meter en la bonificación? La respuesta de FUNDAE está ordenada en cuatro familias de costes con reglas muy concretas, topes por hora y una fórmula que decide, al final, cuánto podrás recuperar. Te lo explico todo, por orden, y con los importes verificados para el ejercicio 2026.

La arquitectura: cuatro tipos de costes, tres de ellos bonificables

FUNDAE clasifica los costes de una acción formativa en cuatro grandes categorías. Tres de ellas se pueden bonificar, y la cuarta no, aunque tiene una función importante en el sistema. Entender esta arquitectura es imprescindible porque la aplicación te pedirá cargar cada euro en su casilla correspondiente, y si te equivocas de casilla pierdes dinero.

• Costes directos — todo lo que está directamente relacionado con impartir la formación.
• Costes indirectos — los gastos de estructura que la formación consume de forma compartida (luz, calefacción, limpieza…).
• Costes de organización — lo que cobra una entidad organizadora externa por gestionar el grupo.
• Costes salariales — lo que cobran los trabajadores mientras se forman en su jornada laboral. No se bonifican, pero computan para la cofinanciación privada.

Cada categoría tiene sus propias reglas, sus propios límites y sus propios documentos justificativos. Vamos una por una.

Costes directos: el núcleo de la bonificación

Los costes directos son, con diferencia, la partida más gruesa de cualquier acción formativa. Son los gastos directamente imputables a la formación: si la formación no existiera, ese gasto tampoco existiría.

Dentro de los costes directos entran:

• Retribución de los formadores, sean internos (personal propio de la empresa) o externos (autónomos, empresas de formación). Incluye las horas de preparación, impartición, tutorías y evaluación.
• Coste de medios y materiales didácticos: manuales, licencias de software específico del curso, fungibles, plataformas de evaluación.
• Para teleformación, el coste de la plataforma de teleformación (proporcional al uso del grupo).
• Amortización de los equipos y plataformas empleados, prorrateada al uso real en la acción formativa.
• Alquiler del aula o del espacio donde se imparte la formación presencial.
• Seguro de accidentes de los participantes durante la formación.
• Transporte, manutención y alojamiento de los formadores y los participantes cuando están justificados por el desarrollo de la formación.
• Si la formación la imparte una empresa externa con factura única, el importe facturado va aquí íntegro, siempre que el proveedor haya incluido en ese precio todo lo anterior.

Costes indirectos: el 10 % como techo infranqueable

Los costes indirectos son los gastos de estructura de la empresa que la acción formativa consume de forma compartida con el resto de la actividad. No se pueden atribuir en exclusiva al curso, pero se prorratean porque el curso, efectivamente, los usa.

Entran aquí la luz, el agua, la calefacción, la limpieza del edificio, la mensajería, los servicios de vigilancia, el personal de apoyo administrativo que da soporte a la formación sin impartirla, y —un matiz importante— los honorarios de un gestor externo que solo haga gestión administrativa (comunicaciones a la aplicación, seguimiento documental), sin llegar a ser entidad organizadora.

Costes de organización: solo si externalizas la gestión

Los costes de organización son los honorarios de una entidad organizadora externa que se encarga de gestionar tu formación: la que firma el contrato de encomienda, comunica los grupos a FUNDAE, controla la asistencia y custodia la documentación. Si la organización la hace tu empresa, no hay coste de organización que imputar.

Este coste tiene un régimen escalonado por tamaño de empresa, diseñado para proteger a las pequeñas, que dependen más de entidades organizadoras profesionales:

La lógica es razonable: una microempresa no tiene un departamento de formación, así que la entidad organizadora le hace prácticamente todo el trabajo, y por eso el tope es más generoso. Una empresa de 200 trabajadores tiene sus propios recursos internos y debe exigir más a su propio equipo, por eso el tope es del 10 %.

Costes salariales: no se bonifican, pero cuentan

Y llegamos a la categoría más malinterpretada del sistema. El coste salarial de los trabajadores que se forman en jornada laboral —es decir, lo que la empresa les paga mientras están estudiando en vez de produciendo— no se bonifica. No puedes recuperar ese dinero vía descuento en los seguros sociales.

Entonces, ¿por qué es una categoría oficial del sistema? Porque sí computa para la cofinanciación privada, que es la obligación que tienen las empresas de más de cinco trabajadores de aportar, de su bolsillo, un porcentaje del coste total de su plan de formación anual.

Por eso la decisión de formar en jornada o fuera de jornada tiene una lectura económica que conviene hacer antes de planificar. No todo lo que ocurre en jornada es gasto neto: una parte es el combustible que alimenta la cofinanciación.

Los módulos económicos: el tope que manda sobre todo lo demás

Por encima de todo lo anterior hay un límite que prevalece sobre los costes reales: el módulo económico. Es el coste máximo por hora y participante que FUNDAE reconoce como bonificable. Si tu coste real por hora y participante es superior al módulo, la diferencia la pagas tú; FUNDAE solo financia hasta ese tope.

Los módulos económicos de la formación bonificada en vigor en 2026 son los siguientes:

Dos precisiones importantes sobre esta tabla. La primera: estos importes no se han actualizado desde 2019. La cuantía es la misma que llevamos viendo hace años, aunque la inflación haya subido los precios reales de la formación. La segunda: en la modalidad mixta, si la parte presencial no supera el 20 % del total, FUNDAE considera que la acción formativa es, a todos los efectos, teleformación, y aplica el módulo de teleformación a las horas presenciales también. Planifica tu modalidad con esa regla delante.

La fórmula oficial: cómo se calcula el importe máximo bonificable

La aplicación de FUNDAE calcula automáticamente, al comunicar la finalización de cada grupo, cuánto puedes bonificarte. Lo hace eligiendo la menor de tres cifras:

1. El crédito disponible de tu empresa en el ejercicio (lo que se calcula cada año a partir de la cuota de formación profesional del año anterior).
2. El coste real de la formación que hayas comunicado, sumando directos, indirectos y, en su caso, de organización.
3. El importe máximo según módulo económico, que se calcula así: módulo económico × horas de impartición × número de participantes finalizados, más los costes de organización cuando proceda.

Si el menor de esos tres números es el módulo económico, significa que tu coste real supera el tope: FUNDAE solo te bonifica hasta ese tope y la diferencia sale de tu bolsillo. Si el menor es el crédito, significa que te has quedado sin crédito antes de agotar el curso (eso ya es un problema de planificación anual, no de este grupo concreto).

Solo cuentan los participantes finalizados

Un detalle que se pasa por alto y cuesta caro: en la fórmula de cálculo, el número de participantes que se utiliza no es el de los matriculados, sino el de los finalizados. FUNDAE considera que un participante está finalizado cuando ha completado al menos el 75 % de las horas de formación (en presencial) o el 75 % de los controles de aprendizaje (en teleformación).

Traducción práctica: si matriculas a quince personas en un curso, pero solo trece llegan al 75 %, el módulo económico se multiplica por trece, no por quince. Las dos ausencias no cuentan. Es la razón por la que perseguir la asistencia no es una cuestión académica, es económica.

La cofinanciación privada: lo que tu empresa debe aportar

Si tu empresa tiene más de cinco trabajadores, está obligada por la normativa a aportar una parte del coste total de su plan de formación anual. Es la llamada cofinanciación privada, y su porcentaje depende del tamaño de la plantilla:

Cómo se calcula: (costes de formación + costes salariales de los trabajadores en jornada) − bonificación aplicada = cofinanciación efectiva. La aplicación de FUNDAE lo calcula automáticamente al cierre de cada grupo, pero conviene llevar la cuenta a lo largo del año para no llegar a diciembre con una cofinanciación insuficiente que obligue a devolver parte de la bonificación.

Costes que no puedes bonificar

Antes de revisar ningún presupuesto, conviene tener claras las líneas rojas. Estos son los gastos que, por mucho que aparezcan en la factura de la formación, FUNDAE no acepta como bonificables:

• Costes salariales de los trabajadores formados (ya lo vimos: sí cuentan para cofinanciación, pero no se bonifican).
• Gastos no directamente vinculados a la acción formativa, aunque la empresa quiera imputarlos como indirectos. La aplicación los rechaza en el cruce documental.
• Gastos sin factura o nómina justificativa. La bonificación es un reintegro de gastos acreditados; sin soporte documental, no hay reintegro.
• Preparación de materiales formativos genéricos que no estén imputados específicamente a la acción. Los manuales de uso recurrente se prorratean; no se cargan íntegros a un solo grupo.
• Comidas de trabajo, viajes o eventos que no estén directamente justificados por la formación.
• Gastos que superen los topes porcentuales (indirectos >10 %, organización >10-20 % según plantilla) o el módulo económico. Todo lo que quede por encima se recorta.
• Subcontratación de la organización o la impartición a un tercero que no figure en el contrato de encomienda. La contratación de personal docente no se considera subcontratación; sí lo es ceder a otra empresa la gestión completa.

La justificación documental: cuatro años de custodia

Bonificarse es relativamente sencillo. Poder demostrarlo cuatro años después, si viene una inspección, es lo difícil. La normativa obliga a conservar toda la documentación justificativa durante cuatro años desde la finalización del ejercicio en que se aplicó la bonificación. El Real Decreto 1189/2025 añade, además, una coletilla importante: o el plazo superior que resulte aplicable conforme a la normativa europea, lo que en la práctica puede alargar el periodo si los fondos tenían cofinanciación UE.

¿Qué documentos concretamente? Los que acrediten cada euro cargado:

• Facturas de formadores externos, proveedores, alquileres y servicios imputados.
• Nóminas y TCs de formadores internos y personal de apoyo.
• Contrato de encomienda con la entidad organizadora, si la hubiera.
• Hojas de control de asistencia firmadas (presencial) y registros de actividad de la plataforma (teleformación).
• Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
• Diplomas o certificados entregados a los participantes finalizados.
• Soporte contable de los costes indirectos imputados (prorrateo razonado).
• Si hubo RLPT, acreditación de la comunicación y, en su caso, informe emitido.

Los cinco errores que se ven cada diciembre

Después de veinticinco años acompañando a empresas en este sistema, los errores que hacen perder dinero son siempre los mismos. Te los dejo aquí por si te reconoces en alguno y aún tienes tiempo de corregirlo antes del cierre del ejercicio:

1. Imputar costes indirectos por encima del 10 % porque al empresario le cuadran así las cuentas. La aplicación los recorta automáticamente. Planifica por debajo del tope.
2. Olvidarse de que el módulo económico manda sobre el coste real. Formaciones muy especializadas con formadores de alta cualificación son perfectamente legítimas, pero cuestan más que el módulo; la diferencia no es bonificable.
3. No distinguir formación bonificada de formación subvencionada y aplicar los módulos que no corresponden. Lo hemos visto este mismo año con el aumento a 15,4 €.
4. Contar participantes matriculados en lugar de finalizados al calcular el coste máximo bonificable. Si los que abandonan no llegan al 75 %, no cuentan.
5. No custodiar los soportes documentales de cada partida durante cuatro años. Es el origen del 80 % de las devoluciones que se reclaman en inspección.

Los costes en una tabla

La formación bonificada premia a las empresas que planifican. No es un sistema caprichoso, pero sí exige disciplina de presupuesto, disciplina documental y claridad sobre qué casilla ocupa cada euro. Si tu empresa llega a diciembre habiendo cargado bien cada partida en su categoría, respetando los topes y con los papeles en orden, la bonificación se recupera sin fricción. Si llega con las partidas mezcladas y los soportes dispersos, aparecen los sustos. No son sustos imprevistos: son sustos previsibles que se resuelven con un presupuesto bien hecho al principio del ejercicio.