Requisitos y documentación para bonificar formación con FUNDAE
La formación bonificada no es complicada. Pero tiene reglas. Y saltarse una sola —un plazo, un documento, una comunicación— puede costarte toda la bonificación. Aquí tienes la lista completa.
He gestionado miles de bonificaciones a lo largo de veinticinco años. Y si hay algo que he aprendido es que el sistema FUNDAE no perdona los olvidos. No importa que tu empresa tenga crédito de sobra. No importa que la formación sea excelente. Si te falta un papel, si no comunicaste a tiempo, si la plataforma no registra lo que debe registrar, pierdes la bonificación. Así de simple. Lo bueno es que los requisitos son claros y predecibles. Este artículo es la lista completa.
Alta de empresa
De los seis pasos del proceso bonificable, el primero —dar de alta a la empresa en la aplicación telemática de FUNDAE— solo se hace una vez en la vida de la empresa, pero sin él los otros cinco son imposibles. FUNDAE publica un tutorial específico dedicado exclusivamente a este trámite inicial.
Vídeo: canal oficial de FUNDAE en YouTube · @Fundae_es
Lo que muestra el vídeo, paso a paso
- 1 Acceso al alta inicial desde la web de FUNDAE con certificado digital del representante legal de la empresa o de la persona física apoderada.
- 2 Cumplimentación de los datos identificativos: razón social, NIF, CCC principal, domicilio social, actividad económica y sector.
- 3 Designación del representante legal y, si la empresa va a operar con entidad organizadora externa, marcado de la casilla y datos de la entidad.
- 4 Indicación de la cuenta bancaria (IBAN) para identificación de la empresa frente a la TGSS; la bonificación se materializa como descuento en los seguros sociales, no como ingreso directo.
- 5 Firma electrónica de la solicitud y envío telemático; FUNDAE devuelve un justificante de alta que conviene archivar como primer documento del expediente.
- 6 Una vez activada el alta, la empresa accede ya con sus credenciales a la aplicación de comunicaciones para registrar acciones formativas, grupos y participantes.
Lo que tu empresa necesita antes de empezar
Antes de planificar ninguna acción formativa, tu empresa debe cumplir unas condiciones previas. Son requisitos de fondo, no de la formación en sí, sino de la propia empresa:
Cotizar por formación profesional. Toda empresa con trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social cotiza automáticamente por formación profesional. Esto genera el crédito FUNDAE del que hablamos en el artículo anterior. Si tu empresa cotiza, tiene crédito. Es así de directo.
Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social. Este requisito es innegociable. Si tu empresa tiene deudas con la Agencia Tributaria o con la Tesorería General de la Seguridad Social, no podrá aplicar bonificaciones. FUNDAE cruza estos datos automáticamente.
Disponer de crédito suficiente. No puedes bonificarte por encima de tu crédito disponible. Parece obvio, pero ocurre —sobre todo cuando varias acciones formativas se solapan y nadie lleva la cuenta—. FUNDAE ofrece un simulador en su web para consultar tu crédito antes de comprometerte.
El proceso paso a paso: de la idea a la bonificación
El proceso de formación bonificada sigue un orden concreto. No se puede alterar. Cada paso tiene su momento y saltarse uno invalida la bonificación. Estos son los seis pasos:
| Paso | Acción | Cuándo |
|---|---|---|
| 1 | Dar de alta la empresa en la aplicación FUNDAE | Una sola vez (si es la primera bonificación) |
| 2 | Informar a la representación legal de los trabajadores (RLT) | Antes de comunicar a FUNDAE |
| 3 | Comunicar el inicio de la acción formativa a FUNDAE | Mínimo 2 días naturales antes del inicio |
| 4 | Ejecutar la formación | En las fechas comunicadas |
| 5 | Comunicar la finalización y datos de participantes | Al terminar el curso |
| 6 | Aplicar la bonificación en los seguros sociales | En los boletines de cotización posteriores |
Si tu empresa trabaja con una entidad organizadora como CiberAula, los pasos 1, 2 (parcialmente), 3, 5 y 6 los gestionamos nosotros. La empresa se ocupa de seleccionar la formación, facilitar que los trabajadores participen, y firmar la documentación necesaria.
La comunicación previa a FUNDAE: el requisito que más dinero cuesta incumplir
De todos los requisitos, este es el que más bonificaciones ha destruido en mis veinticinco años de experiencia. La regla es sencilla: toda acción formativa debe comunicarse a FUNDAE como mínimo dos días naturales antes de su inicio. Sin excepciones.
La comunicación se realiza a través de la aplicación telemática de FUNDAE. Importante: la duración mínima de cualquier acción formativa bonificable es de dos horas, y la formación no puede superar las ocho horas diarias salvo que se imparta en un solo día. Incluye los datos básicos de la acción formativa: denominación, modalidad (presencial, teleformación o mixta), fechas de inicio y fin, número de participantes previsto, y el coste estimado.
Si la formación comienza sin haberse comunicado a FUNDAE, la bonificación se pierde. No hay subsanación posible. He visto empresas perder miles de euros porque un responsable de RRHH empezó el curso un lunes y comunicó el martes. Un solo día de retraso. Toda la bonificación, perdida.
Comunica la formación a FUNDAE con la mayor antelación posible. No esperes al último día. Si trabajas con una entidad organizadora, confirma con ella que la comunicación está hecha antes de dar luz verde al inicio del curso.
Informar al RLT: cuándo es obligatorio y cuándo no
La representación legal de los trabajadores (RLT) debe ser informada de las acciones formativas que la empresa prevea realizar con cargo al crédito de formación. Este requisito existe para garantizar la transparencia y el derecho de los trabajadores a conocer las oportunidades de formación disponibles.
La información que debe recibir el RLT incluye: la denominación, descripción y objetivos de las acciones formativas, los colectivos destinatarios, el número de participantes por acción, el calendario previsto de ejecución, los medios pedagógicos previstos, los criterios de selección de participantes y el balance de las acciones del ejercicio anterior. Una vez entregada esta información, el RLT dispone de quince días hábiles para pronunciarse. Transcurrido ese plazo, con o sin informe, la empresa puede iniciar la formación.
Si tu empresa no tiene RLT constituido —algo habitual en empresas pequeñas—, este requisito no aplica. Pero debes poder acreditarlo. En la práctica, esto significa que si FUNDAE te pide justificación, deberás demostrar que en tu empresa no existe comité de empresa ni delegados de personal.
La documentación que debes conservar durante cuatro años
FUNDAE puede realizar actuaciones de seguimiento y control sobre las acciones formativas bonificadas. Cuando lo hace, solicita documentación. Y si no la tienes, la bonificación se revoca y deberás devolver las cantidades indebidamente aplicadas.
La obligación de conservar la documentación es de cuatro años desde la finalización del ejercicio en que se aplicó la bonificación. Esto es lo que debes tener archivado:
| Documento | Descripción |
|---|---|
| Contrato de encomienda | Si trabajas con entidad organizadora. Firmado por ambas partes. |
| Comunicación al RLT | Copia del escrito enviado a los representantes, con acuse de recibo. O acreditación de que no existe RLT. |
| Guía didáctica del curso | Objetivos, contenidos, metodología, calendario, datos del tutor/formador, sistema de evaluación. |
| Control de asistencia | Hojas de firma (presencial) o registros de conexión (teleformación). |
| Evaluación de participantes | Pruebas, tests o evidencias de que el alumno fue evaluado. |
| Cuestionario de satisfacción | Según modelo oficial de FUNDAE, cumplimentado por cada participante. |
| Diploma o certificado | Con nombre del alumno, empresa formadora, duración, modalidad y título de la formación. |
| Factura del proveedor | Factura detallada del coste de la formación. |
| Justificante de costes | Identificación contable separada bajo la denominación "Formación Profesional para el Empleo". |
La documentación no es burocracia por capricho. Es tu seguro ante una inspección. He visto a empresas devolver bonificaciones de hace tres años porque no encontraban las hojas de asistencia. Cuatro años de archivo. No es negociable.
— Ana María GonzálezRequisitos específicos de la teleformación
La teleformación —formación online— tiene requisitos adicionales que no aplican a la formación presencial. FUNDAE es especialmente exigente con la trazabilidad: necesita poder verificar que el alumno realmente participó, no solo que se conectó cinco minutos y cerró la ventana.
La plataforma de teleformación debe cumplir estas condiciones:
Registros de conexión. La plataforma debe registrar los tiempos de conexión de cada participante: cuándo se conectó, cuánto tiempo estuvo activo, qué contenidos accedió. Estos registros deben ser descargables en formato que FUNDAE pueda auditar.
Seguimiento individualizado. Cada alumno debe tener un itinerario de aprendizaje con seguimiento de su progreso. No basta con dar acceso a unos materiales y esperar a que el alumno se los lea.
Interacción con tutores. Debe existir un mecanismo de comunicación entre el tutor y los participantes: mensajería interna, foros, sesiones en directo por videoconferencia. La formación sin tutorización no es bonificable.
Evaluación. Los participantes deben ser evaluados. Puede ser mediante tests, trabajos prácticos, casos o cualquier otro método que permita acreditar que se han alcanzado los objetivos formativos.
No todas las plataformas de e-learning cumplen los requisitos FUNDAE. Antes de contratar un curso online, verifica con el proveedor que su plataforma genera registros de conexión descargables, tiene sistema de tutorización activo y puede emitir los informes que FUNDAE exige. Si la plataforma no cumple, la bonificación es nula —y te enterarás cuando ya sea tarde—.
Los costes bonificables: qué puedes incluir y qué no
No todo lo que gastas en formación es bonificable. FUNDAE distingue entre costes directos, costes indirectos y costes de organización, y cada categoría tiene sus límites.
Costes directos: retribución de formadores, equipos didácticos, plataformas tecnológicas, material didáctico, alquiler de aulas, seguro de accidentes de participantes, y gastos de transporte, manutención y alojamiento cuando sean necesarios.
Costes indirectos: luz, agua, calefacción, limpieza, personal de apoyo. Tienen un límite máximo del diez por cien del coste total de la acción formativa.
Costes de organización: si contratas a una entidad organizadora externa. El límite varía según el tamaño de la empresa: hasta un veinte por cien para empresas de 1 a 5 trabajadores, un quince por cien para empresas de 6 a 9 trabajadores, y un diez por cien para las de 10 o más.
Qué pasa si te falta documentación o incumples un requisito
FUNDAE realiza actuaciones de seguimiento y control, tanto en tiempo real como después de que la formación haya terminado. Estas actuaciones pueden producirse hasta cuatro años después de la bonificación. Si en ese momento no puedes acreditar el cumplimiento de todos los requisitos, las consecuencias son claras:
Devolución de la bonificación. La empresa debe devolver las cantidades indebidamente bonificadas, con los recargos e intereses correspondientes. No es FUNDAE quien cobra: es la Tesorería General de la Seguridad Social a través de los boletines de cotización.
Inhabilitación temporal. En casos graves o reiterados, la empresa puede ser inhabilitada para acceder al sistema de formación bonificada durante un periodo de tiempo.
La buena noticia es que la inmensa mayoría de los problemas se evitan con una gestión ordenada desde el principio. Si comunicas a tiempo, documentas todo, y trabajas con proveedores que conocen el sistema, las probabilidades de incidencia son mínimas.
Si tu empresa no tiene un departamento de RRHH con experiencia en formación bonificada, trabaja con una entidad organizadora. No por comodidad —que también—, sino porque el coste de cometer un error en la gestión puede ser mucho mayor que el coste de la entidad. En CiberAula nos encargamos de toda la documentación, comunicaciones y seguimiento. Tú te centras en que tu equipo se forme bien.
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Nos encargamos de toda la documentación y comunicaciones. Tú solo eliges la formación.