Los 7 errores que hacen perder la bonificación FUNDAE
En veinticinco años he visto a empresas perder bonificaciones por razones absurdas. Un plazo incumplido, un documento extraviado, una plataforma que no registra lo que debe. Aquí están los siete errores más frecuentes —y cómo evitar cada uno—.
El sistema de formación bonificada tiene reglas claras. No son muchas y no son complicadas. Pero son inflexibles. Cuando una empresa pierde su bonificación, rara vez es por mala fe. Casi siempre es por desconocimiento, por prisas o por dejadez en la gestión documental. Lo frustrante es que todos estos errores son evitables. Aquí los tienes, ordenados de más frecuente a menos frecuente en mi experiencia.
Resultado no conforme: cómo se identifica y qué se puede subsanar
Un grupo formativo que ha terminado puede aparecer en la aplicación con resultado «no conforme»: significa que FUNDAE no admite total o parcialmente la bonificación. El tutorial oficial explica dónde se consulta el motivo exacto, qué se puede subsanar todavía y qué errores son irreversibles para el crédito.
Vídeo: canal oficial de FUNDAE en YouTube · @Fundae_es
Lo que muestra el vídeo, paso a paso
- 1 La empresa accede a la aplicación de FUNDAE y entra en el detalle del grupo formativo cerrado, donde aparece el indicador de resultado.
- 2 Identifica el motivo del «no conforme» asociado a cada participante: incumplimiento del 75% de asistencia, datos del trabajador no validados, modalidad mal declarada, plazo de comunicación incumplido, etc.
- 3 Distingue lo subsanable (errores de mecanización, datos incompletos, documentación pendiente de aportar) de lo insubsanable (incumplimiento del plazo de los dos días, ausencia material de horas formativas, perfil del trabajador no encuadrado).
- 4 Para lo subsanable, prepara las correcciones o documentación complementaria y las traslada a través del propio expediente del grupo en la aplicación.
- 5 Si la causa es insubsanable, retira al participante de la bonificación antes del cierre definitivo para no arrastrar el problema a la liquidación del crédito.
- 6 Conserva durante cuatro años la trazabilidad de la subsanación (correos, anexos, acuses de la aplicación) por si más adelante llega un requerimiento de costes que reabra el expediente.
Error 1: comunicar la formación a FUNDAE fuera de plazo
Este es, con diferencia, el error que más bonificaciones destruye. La norma es concreta: el inicio de cada grupo formativo debe comunicarse en la aplicación de FUNDAE como mínimo dos días naturales antes de la fecha de comienzo del curso. Si la formación empieza un miércoles, la comunicación debe estar hecha antes del final del lunes.
No hay mecanismo de subsanación. No hay excepciones. Si el curso empieza sin estar comunicado, la bonificación de ese grupo se pierde entera. He visto a empresas perder miles de euros por un solo día de retraso —un responsable de RRHH que pensaba que bastaba con comunicar el mismo día del inicio—.
La cancelación o la modificación de la localidad o de la fecha de finalización también deben comunicarse con un día de antelación al comienzo. Y si el cambio afecta a la fecha de inicio, deben transcurrir dos días naturales entre la comunicación de la modificación y el nuevo inicio.
Comunica siempre con la máxima antelación posible. Si trabajas con una entidad organizadora, confirma por escrito que la comunicación está hecha antes de dar luz verde al curso. No te fíes de que «ya estará hecho».
Error 2: no informar a la representación legal de los trabajadores
Si en tu empresa existe cualquier forma de representación legal de los trabajadores (RLPT) —comité de empresa, delegados de personal—, esta debe ser informada de las acciones formativas antes de comunicarlas a FUNDAE. La información incluye: denominación, descripción y objetivos, colectivos destinatarios, número de participantes, calendario, medios pedagógicos, criterios de selección y balance del ejercicio anterior.
La RLPT tiene quince días hábiles para pronunciarse. Transcurrido ese plazo, con independencia de que emita informe o no, la empresa puede iniciar la formación. Si surgen discrepancias, se abre un nuevo plazo de quince días para resolverlas. Si persisten, se cumplimenta un acta de discrepancias que examina la estructura paritaria sectorial.
Si tu empresa no tiene RLPT —algo habitual en empresas pequeñas—, este paso se omite directamente. Pero debes poder acreditar que no existe representación legal si FUNDAE te lo solicita.
Error 3: no conservar la documentación durante cuatro años
FUNDAE y los órganos de control pueden realizar actuaciones de seguimiento y control hasta cuatro años después de que se aplicó la bonificación. Si en ese momento te piden la documentación y no la tienes, deberás devolver las cantidades bonificadas con los recargos correspondientes.
La documentación que debes conservar incluye: contrato de encomienda (si trabajas con entidad organizadora), comunicación al RLT (o acreditación de que no existe), guía didáctica del curso, control de asistencia o registros de conexión, evaluaciones de los participantes, cuestionario de satisfacción según modelo FUNDAE, diploma o certificado, factura del proveedor, y justificantes de costes con identificación contable separada.
He visto a empresas devolver bonificaciones de hace tres años porque no encontraban las hojas de asistencia. Un archivador bien organizado te ahorra más dinero que un buen asesor fiscal.
— Ana María GonzálezError 4: bonificarse por encima del crédito disponible
Cada empresa tiene un crédito anual calculado a partir de sus cotizaciones por formación profesional del año anterior. No puedes bonificarte por encima de ese crédito. La aplicación de FUNDAE calcula automáticamente el coste máximo bonificable para cada grupo formativo, tomando el menor de tres importes: el crédito disponible, el coste real de la formación, y el importe según el módulo económico establecido.
El problema suele aparecer cuando varias acciones formativas se solapan y nadie lleva un control del crédito consumido acumulado. Una empresa que planifica cuatro cursos a lo largo del año puede descubrir en diciembre que la suma de las bonificaciones supera su crédito —y entonces la Tesorería General de la Seguridad Social le reclamará la diferencia—.
Consulta tu crédito disponible en el simulador de FUNDAE al principio del año. Planifica las acciones formativas con un presupuesto de crédito claro. Y lleva un registro actualizado de cuánto crédito has consumido después de cada curso.
Error 5: usar una plataforma de teleformación sin trazabilidad
La teleformación es la modalidad más utilizada en formación bonificada. Pero no cualquier plataforma sirve. FUNDAE exige que la plataforma pueda acreditar la participación efectiva de cada alumno. En concreto, debe permitir:
Registros de conexión de cada participante: cuándo se conectó, cuánto tiempo estuvo activo, qué contenidos accedió. Estos registros deben ser descargables.
Seguimiento individualizado del progreso de cada alumno.
Interacción con tutores: mensajería interna, foros o sesiones en directo por videoconferencia. La formación sin tutorización no es bonificable.
Evaluación de los participantes mediante tests, trabajos prácticos u otros métodos acreditables.
Además, el número de participantes por tutor no puede superar los ochenta en teleformación. Y la parte presencial de una formación mixta debe representar al menos el veinte por cien del total; si es inferior, se considera teleformación a todos los efectos.
Si FUNDAE realiza una actuación de seguimiento y tu plataforma no puede generar los registros de conexión que acrediten la participación de los alumnos, la bonificación se revoca. He visto esto ocurrir con plataformas «caseras» que no cumplen los requisitos técnicos. Antes de contratar un proveedor de e-learning, verifica que su plataforma genera los informes que FUNDAE exige.
Error 6: no identificar los costes en contabilidad separada
La normativa obliga a las empresas a identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones aplicadas. Esta identificación debe hacerse bajo la denominación «Formación Profesional para el Empleo».
En la práctica, esto significa que tu contabilidad debe reflejar con claridad qué has gastado en formación bonificada y qué te has bonificado. Si mezclas estos gastos con otros conceptos contables o no puedes desagregarlos, una actuación de control puede considerar que no se acreditan adecuadamente los costes —y exigir la devolución—.
Este requisito ha cobrado especial importancia desde el Real Decreto 1189/2025, que refuerza la exigencia de identificación contable diferenciada y la conservación de facturas, registros contables y documentación de ejecución.
Habla con tu asesoría contable o departamento financiero. Pídeles que abran una cuenta o epígrafe específico para formación bonificada. Es un trámite contable sencillo, pero si no se hace, puede costarte toda la bonificación en una inspección.
Error 7: incumplir los límites de duración y participantes
La formación bonificada tiene límites concretos que no siempre se conocen:
Duración mínima: dos horas. Una acción formativa de menos de dos horas no es bonificable.
Duración máxima diaria: ocho horas, salvo que la formación se imparta en un solo día.
Participantes en presencial: máximo treinta por grupo. Si se trata de un certificado de profesionalidad, el máximo baja a veinticinco.
Participantes en teleformación: máximo ochenta por tutor.
Superar cualquiera de estos límites puede invalidar la bonificación del grupo afectado. Son límites que la aplicación de FUNDAE controla parcialmente, pero la responsabilidad final es de la empresa o de la entidad organizadora.
2. No informar al RLT → Hazlo antes de comunicar a FUNDAE (o acredita que no existe).
3. No conservar documentación → Archiva todo durante 4 años.
4. Bonificarte de más → Consulta tu crédito y lleva control acumulado.
5. Plataforma sin trazabilidad → Verifica registros de conexión antes de contratar.
6. No separar costes en contabilidad → Abre cuenta específica «FPE».
7. Superar límites → 2h mínimo, 8h/día máximo, 30 presencial, 80 teleformación.
Ninguno de estos errores requiere conocimientos técnicos complejos para evitarse. Lo que requieren es planificación, disciplina y, en muchos casos, la ayuda de una entidad organizadora que conozca el sistema y se encargue de que todo esté en orden. En CiberAula llevamos veinticinco años haciéndolo.
¿Quieres evitar errores en tu bonificación?
Nos encargamos de toda la gestión FUNDAE. Sin sorpresas.