Inspecciones FUNDAE: tiempo real, ex post y cómo prepararte

Hay dos empresas en el sistema FUNDAE: las que han vivido una inspección y las que todavía no. Las primeras conservan cada factura, cada firma de asistencia y cada cuestionario de evaluación como quien guarda escrituras. Las segundas descubren, cuando llega el requerimiento, que la bonificación no es un regalo sino un préstamo condicional del Estado que hay que poder justificar euro a euro. Esto es lo que hay detrás de las actuaciones de seguimiento y control de FUNDAE: cómo funcionan, cómo se eligen los grupos, qué te pueden pedir, qué consecuencias hay y cómo se prepara una empresa para que una inspección sea un trámite y no una crisis.

Lo que dice la norma: el 10% como suelo obligatorio

El marco legal de las actuaciones de seguimiento y control está en el artículo 18 del Real Decreto 694/2017, que desarrolla la Ley 30/2015. Esa norma se ha reforzado el 1 de enero de 2026 con la entrada en vigor del Real Decreto 1189/2025, que consolida la arquitectura de control sin cambiar sus pilares básicos.

La regla fundacional es sencilla y se entiende mal a menudo: las actuaciones de seguimiento y control —en tiempo real y ex post, en conjunto— deben representar al menos el 10% de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas. No es un objetivo orientativo; es un suelo obligatorio. El SEPE y FUNDAE, con el apoyo de la Inspección de Trabajo, tienen la obligación de cubrir esa cifra cada ejercicio.

Quién hace qué: SEPE, FUNDAE e Inspección de Trabajo

Un punto que el RD 1189/2025 ha aclarado expresamente y que hasta entonces generaba cierta confusión: FUNDAE no ejerce potestades administrativas. Es una entidad de colaboración técnica. Quien ejerce la potestad de inspección y sanción es el SEPE y, en su caso, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esto importa porque define quién firma qué en el procedimiento.

La cadena operativa habitual es: FUNDAE analiza, detecta grupos sospechosos, los marca en su Sistema Experto de Cálculo de Índice de Riesgo. El SEPE revisa, decide qué grupos inspeccionar y ejecuta la actuación. Si del resultado se desprenden indicios de infracción, se traslada a la Inspección de Trabajo. Si solo hay irregularidad económica sin infracción, se notifica la devolución directamente.

Los tres tipos de actuación

El sistema contempla tres mecanismos complementarios de control. La mayoría de las empresas solo conoce uno; las que han tenido contacto con el sistema, los tres.

1. Actuaciones en tiempo real

Son las visitas que se producen mientras la formación se está impartiendo. El objetivo es comprobar que lo que figura en la comunicación de inicio del grupo —número de participantes, horarios, contenidos, formadores, medios pedagógicos— se corresponde con la realidad. La actuación se realiza mediante evidencias físicas y testimonios: un técnico del SEPE se presenta en el lugar de impartición, identifica a los presentes, entrevista al responsable de la formación, al formador y a los alumnos, revisa el aula, cuenta a los participantes reales, comprueba los materiales.

En formación presencial, la actuación es física: el técnico accede al aula, toma asistencia real, entrevista, fotografía si procede, cumplimenta la Hoja de Actuación oficial. No hay preaviso, por lógica del propio control.

En teleformación, el mecanismo es distinto pero igualmente riguroso. Las empresas están obligadas a facilitar a los órganos de control acceso telemático a la plataforma (URL, usuario y contraseña específicos para inspección) desde el momento mismo en que comunican el inicio del grupo. El técnico entra en la plataforma, verifica que los participantes están conectados, revisa el contenido formativo, los registros de actividad, los tiempos de conexión, la interacción con el tutor. Lo mismo ocurre con el aula virtual: el técnico puede solicitar conexión a la sesión en directo.

2. Actuaciones ex post

Son las comprobaciones que se realizan una vez finalizada la formación y, normalmente, varios meses después. El SEPE elige un grupo ya cerrado, comunicado y con bonificación aplicada, y requiere a la empresa la aportación de la documentación justificativa completa. No hay visita física: todo se tramita por requerimiento escrito y respuesta documental.

Lo que piden es exhaustivo y conocido. Los documentos habituales en un requerimiento ex post son:

• Facturas de formadores externos, alquileres de aula, plataformas, materiales, transporte.
• Nóminas y TCs de formadores internos si los hubiera.
• Contrato de encomienda con la entidad organizadora si se usó una.
• Hojas de control de asistencia firmadas en presencial.
• Registros de actividad descargados de la plataforma en teleformación (conexiones, tiempos, controles de aprendizaje).
• Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
• Diplomas o certificados entregados a los participantes finalizados.
• Soporte contable de los costes indirectos imputados, con prorrateo razonado.
• Acreditación de la comunicación a la RLT, si la empresa tenía RLT.
• Documentos contables: asiento del epígrafe Formación Profesional para el Empleo, identificación en cuenta separada.

Toda esta documentación debe estar conservada durante cuatro años desde la finalización del ejercicio en que se aplicó la bonificación —o más si aplica normativa comunitaria, según el refuerzo introducido por el RD 1189/2025—. Cuando llega el requerimiento, la empresa suele tener un plazo de 10 a 15 días hábiles para aportar lo solicitado, aunque el plazo exacto lo fija la notificación concreta.

3. Comprobación de bonificaciones (conciliación)

El tercer mecanismo es menos visible pero igualmente importante. FUNDAE realiza cada año un cruce automatizado de datos entre lo que las empresas han comunicado como bonificación aplicada en la aplicación telemática, y lo que efectivamente ha descontado la Tesorería General de la Seguridad Social en los boletines de cotización. Si los dos números no cuadran, la empresa recibe una conciliación no conforme.

Los motivos típicos por los que una conciliación sale no conforme son:

• La empresa bonificó más de lo comunicado en la aplicación (desajuste en sentido empresa-favorable que obliga a devolver).
• Se aplicó la bonificación en boletines correspondientes a meses que no estaban cubiertos por la acción formativa.
• Superación del crédito anual disponible: la empresa se bonificó más de lo que tenía asignado en el ejercicio.
• Incumplimiento del porcentaje de cofinanciación privada exigida según plantilla.
• Participantes anulados por incidencias en la vida laboral (no estaban dados de alta durante la formación, por ejemplo).

La conciliación se comunica a través de la aplicación telemática o por correo certificado. No es todavía una sanción: es la notificación del desajuste detectado. La empresa tiene derecho a presentar alegaciones, aportar documentación y, en su caso, corregir la bonificación aplicada. Si la conciliación no se resuelve, puede derivar en una actuación de comprobación formal y en la notificación del artículo 18.3.

SECIR: cómo eligen a las empresas que inspeccionan

Aquí viene un detalle poco conocido y muy revelador. La selección de los grupos que van a ser objeto de actuación no es aleatoria. FUNDAE utiliza un sistema estadístico llamado SECIR —Sistema Experto de Cálculo de Índice de Riesgo— que puntúa cada grupo formativo en función de una serie de indicadores y prioriza para inspección los que tienen puntuación más alta.

Los indicadores exactos no son públicos, pero por las instrucciones internas del SEPE y por la experiencia acumulada de las entidades organizadoras sabemos que pesan factores como:

• Volumen económico del grupo (importe bonificado por participante y hora).
• Proximidad al módulo económico máximo. Grupos que imputan costes muy cercanos al tope despiertan más atención.
• Desviaciones respecto al patrón del sector: una empresa de limpieza que comunica formación en blockchain avanzado levanta marcadores.
• Historial de incidencias de la propia empresa y de la entidad organizadora en ejercicios anteriores.
• Plazos al filo: comunicaciones con el mínimo de antelación legal, finalización justo antes del boletín de diciembre.
• Ratios anómalos de asistencia, de participantes matriculados frente a finalizados, o de duración.
• Denuncias previas conocidas contra la empresa o la EO.

Además del SECIR, el sistema reserva una cuota de actuaciones aleatorias para garantizar cobertura del 10% mínimo y evitar que las empresas puedan predecir con exactitud si serán inspeccionadas o no. Y cuando se detectan indicios contra una entidad organizadora, se puede abrir una actuación masiva que revisa de golpe múltiples grupos de esa EO, afectando a todas las empresas que la contrataron.

Consecuencias: del informe de resultados a los intereses de demora

El resultado de una actuación se graba en un Informe de Resultados que detalla cada incidencia detectada y su impacto económico. A partir de ahí hay tres desenlaces posibles, en orden de gravedad creciente.

1. Conforme sin incidencias. El grupo pasa la inspección y la bonificación queda firme. Es el caso de las empresas con documentación en orden.
2. Devolución parcial o total sin infracción. Se han detectado irregularidades que reducen la bonificación aplicable —costes mal imputados, participantes no finalizados, indirectos fuera de tope— pero no constituyen infracción. FUNDAE calcula el impacto económico, el SEPE notifica a la empresa la cuantía a devolver según el artículo 18.3 del RD 694/2017, y la empresa ingresa ese importe a favor del SEPE con un plazo de pago concreto.
3. Traslado a Inspección de Trabajo con acta de liquidación. Cuando las irregularidades pueden constituir infracción tipificada en la LISOS —formación ficticia, falseamiento documental, fraude en la cofinanciación, incumplimiento sistemático de asistencia, etc.—, el SEPE traslada el expediente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede levantar acta de liquidación y acta de sanción. En este supuesto, la devolución incluye intereses de demora calculados desde el momento en que se aplicó la bonificación indebidamente, lo cual puede multiplicar el coste de la irregularidad en casos de ejercicios antiguos.

Los diez motivos más frecuentes de incidencia

Por pura experiencia acumulada —mía y la que comparto con otras entidades organizadoras— las actas de incidencia se repiten con una consistencia casi monótona. Estos son los motivos que aparecen una y otra vez en los informes de resultados:

1. No conservar documentación suficiente para justificar un grupo inspeccionado ex post. Falta alguna factura, alguna nómina o alguna hoja de asistencia crítica.
2. Ejecutar cursos distintos a los comunicados. Cambio de contenidos, de modalidad o de formador sin comunicar modificación.
3. Asistencia insuficiente: participantes que no alcanzan el 75% y se computan como finalizados.
4. Indirectos por encima del 10% del coste total de la acción.
5. Comunicación fuera de plazo: inicio comunicado con menos de 2 días naturales (o 15 si es PIF).
6. Costes no imputables clasificados como directos o como organización, principalmente dietas personales, gastos no relacionados y subcontrataciones encubiertas.
7. Desajuste con la TGSS: la bonificación aplicada en los boletines no coincide con la comunicada a FUNDAE.
8. Superación del crédito anual sin acumulación autorizada de ejercicios anteriores.
9. Incumplimiento de la cofinanciación privada exigida a partir de seis trabajadores.
10. No identificación contable de los gastos en cuenta separada bajo la denominación Formación Profesional para el Empleo.

Los tres primeros concentran probablemente dos tercios de las incidencias; los últimos son menos frecuentes pero, cuando aparecen, suelen ir acompañados de otros. Para una empresa con disciplina de proceso, todos son evitables. Lo he tratado con más detalle en el artículo 4 de esta Biblia sobre los errores que hacen perder el crédito.

Cómo preparar una empresa para la inspección (antes de que llegue)

La mejor preparación no es lo que haces cuando llega el requerimiento; es lo que haces durante los ejercicios previos para que el requerimiento, cuando llegue, sea un trámite de una tarde. Estos son los cinco pilares de una preparación seria.

Las empresas que tienen estos cinco pilares en su sitio pasan las inspecciones sin fricción. No porque sean más astutas; porque han hecho el trabajo a tiempo. Es disciplina de proceso, no sofisticación técnica.

Qué hacer cuando llega el requerimiento

Si pese a todo llega la notificación de una actuación ex post, o pese a tu voluntad un técnico se presenta en un aula en tiempo real, estos son los pasos que evitan que un problema manejable se convierta en un problema grande.

1. Leer la notificación con calma. Identifica qué grupo concreto se inspecciona, qué documentación se pide exactamente, y cuál es el plazo de respuesta. No respondas por lo que parece que piden; responde por lo que literalmente piden.
2. Coordinar con la entidad organizadora inmediatamente, si la tienes. Ella debería conservar copia de toda la documentación y facilitártela en cuestión de horas, no de días.
3. Reunir el expediente completo antes de enviar nada. Envíalo de una vez, con índice, numerado y acompañado de escrito explicativo si procede. Enviar por goteo es mala señal.
4. No inventar documentos. Si falta un diploma porque nunca se emitió, es mejor reconocerlo y asumir la incidencia parcial que falsear. La Inspección de Trabajo tipifica la falsificación documental como infracción muy grave.
5. Utilizar el derecho a alegaciones. Si el Informe de Resultados preliminar te parece incorrecto, la norma permite presentar alegaciones antes de que se formalice. Es una ventana real, no un formalismo.
6. Valorar apoyo técnico. Si el requerimiento es complejo o la cuantía significativa, conviene que un profesional de la gestión FUNDAE revise la respuesta antes de enviarla. El coste del asesoramiento suele ser una fracción del coste de una devolución evitable.

Qué cambia con el RD 1189/2025 desde el 1 de enero de 2026

Para cerrar, conviene enumerar los cambios concretos que ha introducido el RD 1189/2025 en el régimen de seguimiento y control, porque algunos de ellos son sutiles pero operativamente relevantes para las empresas:

• Consolidación del suelo del 10% como obligación expresa del sistema. Lo que era práctica se convierte en regla reforzada.
• Reforzamiento de la trazabilidad documental y contable: obligación explícita de identificación en cuenta separada con la denominación específica, custodia 4 años o el plazo superior que exija la normativa europea.
• Régimen de devoluciones totales o parciales: se clarifica que la devolución puede ser proporcional al impacto económico real de las incidencias, no necesariamente del 100% de la bonificación aplicada.
• Clarificación del reparto de papeles: FUNDAE como colaboración técnica; SEPE e Inspección de Trabajo como potestades administrativas.
• Mejoras en la aplicación 2026: carga automática de datos desde la TGSS, replicado de autorizaciones a entidades organizadoras del ejercicio anterior, sistema de observaciones más claro con requisitos definidos. Menos fricción administrativa, más trazabilidad automática.

Ninguno de estos cambios es disruptivo, pero en conjunto consolidan un modelo de control cada vez más exigente y cada vez más automatizado. Las empresas que llevan años gestionando formación bonificada con disciplina no notarán diferencia. Las que vivían al filo van a notar presión creciente.

Cierre operativo

La inspección no es el enemigo de la empresa bonificada; es el aliado silencioso que valida que el sistema funciona. Sin inspecciones, el fraude erosionaría la legitimidad de FUNDAE y las empresas serias quedarían desprotegidas frente a las que operan sin escrúpulos. El 10% de actuaciones anuales es caro de gestionar, pero es el precio de un sistema que a cambio ha devuelto a las empresas españolas, en conjunto, miles de millones de euros en formación durante las últimas dos décadas.

La pregunta útil no es “¿me van a inspeccionar?”. La pregunta útil es: “si me inspeccionan mañana uno cualquiera de los grupos de los últimos cuatro años, ¿podría aportar en dos días la documentación completa?”. Si la respuesta es sí, tu empresa está preparada. Si la respuesta es dudosa, este es buen momento para revisar expediente por expediente lo que hay y lo que falta, mientras el ejercicio está aún abierto y las incidencias se pueden corregir desde dentro.