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Microsoft Excel online Básico, Medio y Avanzado

Cursos online de Microsoft Excel

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Realizamos planes de formación para empresas en Excel 2007, Excel 2010 y Excel 2013.

Mucho tiempo ha pasado ya, desde que el software Microsoft Excel comenzara su andadura. Desde 1983, esta hoja de cálculo ha ido actualizándose, mejorando e innovando para seguir siendo una solución puntera en el mercado empresarial (y también en el mercado del hogar). Es una herramienta versátil, potente y resolutiva.

Es fácil conocer Excel. ¿Quién no ha oído hablar de este programa alguna vez? En el entorno laboral, es una herramienta habitual. ¿Lo utilizamos bien? ¿Le sacamos un buen rendimiento? Comúnmente no. ¿Por qué? Porque nos quedamos satisfechos con una formación básica y no profundizamos en conocimientos avanzados. Cada nueva versión de Microsoft Excel trae consigo nuevas posibilidades, lo que se traduce en nuevas habilidades a obtener. Es una tarea que requiere dedicación, tesón y sobre todo, ganas de aprende.

Como todo en la vida, la adquisición de nuevos conocimientos requiere esfuerzo, en tiempo de dedicación, y, en muchas ocasiones, económico. ¿Es una buena idea invertir en formación en Excel? Sí, sin ninguna duda. El retorno de esta inversión está garantizado. Aprender supone ser más eficiente en el desempeño diario. Siendo más eficiente, se realizan las tareas rutinarias en un tiempo menor. En resumen, podremos realizar nuestro trabajo en un menor tiempo (aquí ya hemos obtenido un beneficio). Ello nos permitirá dedicar este tiempo “ganado” en tareas que aporten “valor añadido” en nuestro día a día.

Veamos un ejemplo práctico. Si después de realizar un curso de Excel mejoró mi eficiencia diaria en mis tareas rutinarias 10 minutos diarios, ¿Cuánto tiempo al año me he liberado de tareas sin ningún valor añadido?

  • · 220 días laborales (aproximadamente)
  • · 10 minutos / día
  • · 2200 minutos => 36 horas y 40 minutos
Casi sería una semana de trabajo. Es una cantidad nada despreciable. Habitualmente, la cuantía de mejora medida en tiempo después de una formación es mayor de diez minutos diarios, por lo que estas cifras aumentan. ¿A qué nunca te habías planteado así el resultado de un curso de Excel ?

Además de lo expuesto, la adquisición de nuevos conocimientos nos permite aumentar nuestra capacidad resolutiva ante las situaciones que se nos pueden presentar diariamente. (No es lo mismo un mecánico con un destornillador y unos alicates, que el mismo mecánico con una caja de herramientas completa. Un mecánico con conocimiento y habilidades + una buena caja de herramientas = gran mecánico). Adquiriendo conocimientos, trabajando nuestras habilidades y teniendo una buena herramienta, podemos ser unos grandes profesionales en el mundo de Excel .

¿Qué tiene Excel para ser tan versátil y capaz?

El abanico de funciones básicas y funciones avanzadas, agrupadas en familias, es un pilar importante a destacar. Dentro de las familias de funciones podemos destacar las funciones de fecha y hora, tan importantes para los cálculos basados en tiempo, así como para las analíticas comparativas basadas en meses, número de semana, etc. Su aplicación al control laboral (horarios, vacaciones, etc) es también una realidad.

La gran colección de funciones de texto, que, aun siendo Excel una planilla de cálculo, son tan necesarias para el tratamiento de datos, generación de claves, extracción de datos, corrección de formatos, entre otras.

Estas familias anteriores, junto con las funciones lógicas (grandes auxiliares de las funciones anidadas) y las funciones de búsqueda y referencia son de obligado conocimiento para adquirir unas habilidades óptimas.

Sin ninguna duda, aunque repartidas en diferentes familias, las funciones “CONJUNTO” son otra destreza que debemos sumar a nuestro haber para que nuestro saber en el uso de la planilla de Excel se incremente. Son funciones para resumir datos de forma condicionada, es decir, aplicando restricciones o filtros al conjunto total de datos, para sólo resumir “lo que nos interesa”.

En una búsqueda más profunda de conocimiento, cabe destacar las funciones financieras, las funciones trigonométricas, así como otras agrupaciones, que aunque menos comunes, también nos ofrece este magnífico software.

Otro gran bloque de aprendizaje para todo buen alumno de Excel, es, sin ninguna duda, el entorno de las tablas dinámicas. ¿Qué son? ¿Qué hacen? Son herramientas implementadas para cruzar grandes volúmenes de datos y generar resúmenes de los mismos de forma dinámica, instantánea y customizada. Sus opciones de diseño, así como el posicionamiento de la información ofrece múltiples posibilidades.

El entorno de las tablas dinámicas ha tenido un gran desarrollo de una versión de Excel a otra. Con cada nueva versión, se han mejorado e implementado sustancialmente, siendo otro gran pilar que debe ser dominado.

En el entorno empresarial, son una asignatura obligada. La obligación de trabajar con grandes bases de datos, hace que estas herramientas generen resúmenes “ad hoc”, y habiliten la posibilidad de crear “dashboard” a medida para el usuario final o analizador de la información.

Tablas dinámicas, segmentación de datos, campos calculados, gráficos dinámicos, modelo de datos. Terminología a tener bajo control para sacar el máximo rendimiento a esta herramienta.

Siguiendo con nuestra analogía de los grandes cimientos de Excel, un tercer pilar deberían ser las herramientas analíticas. Un conjunto de elementos no excesivamente utilizado, por falta de conocimiento respecto al mismo principalmente. Las herramientas analíticas nos permiten trabajar con una o más incógnitas o variables para resolver problemas que “en papel” nos costaría un tiempo considerable.

Tablas de análisis, buscar objetivo, elaboración de escenarios o la herramienta Solver. La destreza con estas herramientas puede dar lugar a complejos cálculos y a solucionar importantes análisis.

La parte financiera, aun estando englobada dentro de las funciones, merece una mención extra e incluso una formación propia. ¿Por qué? Porque el mundo financiero es tan extenso, que conceptos como VAN, TIR, o cálculo de intereses sobre préstamos no pueden pertenecer a una formación común. Para quien su desempeño diario es en este entorno, debe conocer todas las posibilidades, a nivel de cálculos financieros, que Excel le puede ofrecer.

Los gráficos son un grupo que también ha evolucionado y se ha adaptado al paso del tiempo. Herramienta de representación, un gráfico es la capacidad de resumir un gran volumen de datos en un pequeño recuadro dibujado con el objetivo de que el destinatario pueda analizar e incluso tomar decisiones sólo visualizándolos. Es un grupo muy importante. Habitualmente, el usuario medio de Excel se conforma con representar datos con el gráfico de columnas o el de circular, obviando la riqueza que nos ofrece Excel.

El buen diseñador sabe qué gráfico utilizar según los datos a analizar. Para ello debe conocer todas las opciones gráficas a su disposición. Y un diseño elegante, siempre marca la diferencia.

Los gráficos, junto con las tablas dinámicas y las funciones conjunto, son tres herramientas estratégicas capaces de darnos lugar a cuadros de mando muy potentes, así como versátiles. Siempre adaptados y adaptables a nuestras necesidades.

A partir de la versión 2010, Excel incorpora Power Pivot, una herramienta BI cuyo dominio, en entornos laborales, es un punto a sumar. Power Pivot permite conectar diferentes bases de datos, sin restricción de números de filas, para relacionar los datos y dar lugar a Dashboard muy potentes, los cuales no podríamos obtener con el “Excel tradicional”. Si el volumen de datos a trabajar es grande, esta es sin duda tu herramienta. Por ello, su aprendizaje conlleva un curso específico, ya que, aun compartiendo entorno con Excel, su dinámica es diferente.

Ya en último lugar, pero no por ello menos importante, debemos destacar la herramienta de programación VBA. ¿Qué es VBA? Visual Basic para Aplicaciones. VBA es una versión reducida de VB. Pero, ¿qué es? Es una extensión, con la que escribir programas dentro de Excel.

Puede ser que hayas odío hablar más comúnmente de ello, como “macros”. Las macros son pequeños programas, diseñados en VBA, cuyo principal objetivo suele ser automatizar tareas rutinarias. Su finalidad es ahorrar tiempo al usuario, ya que la velocidad de ejecución de las tareas por parte del pc es mucho más rápida que la del ser humano. Además, la perfección de la programación da lugar a la desaparición de errores de digitación de datos, entre otras virtudes de esta disciplina.

El lenguaje VBA, es un lenguaje de programación, denominado como “orientado a objetos”. Aunque la base de programación es similar a otras tecnologías, su aprendizaje, al ser específico al paquete Office, requiere de una formación específica. ¿Paquete office? Sí, VBA puede utilizarse en Excel, pero también en Word, PowerPoint u Outlook. Incluso puede conectar uno con otro, por ejemplo, puedes crear un “programa” que ordene enviar emails desde Excel. Éste, al ejecutarse, se conectaré con Outlook para hacerlo.

El uso más habitual de las macros de programación es dentro del entorno de Excel. Además de la automatización, también permite realizar desarrollos que sería imposible hacer sólo con funciones. Es decir, podríamos decir, que con VBA, Excel ya no entiende de restricciones ni límites, todo es posible.

Al ser un lenguaje de programación, VBA si requiere de una formación más extensa, ya que comúnmente se inicia su aprendizaje de cero. Pero es un aprendizaje cuyo ROI está asegurado, por lo que merece la pena aprender.

Tras este gran paseo por el universo de Excel, queda claro el gran potencial que nos ofrece esta herramienta. Toda la formación requerida no podría englobarse en un único curso, tanto por su extensión, como porque no todo el mundo puede requerir o buscar todos los conocimientos. Por ello en Ciberaula ofrecemos cursos de Excel (Básico, Intermedio y Avanzado), Excel Financiero, Power Pivot y VBA (Básico y Avanzado).

Nuestros cursos, basados en contenidos audiovisuales, métodos de evaluación y prácticas son una buena forma de aprender Excel. Además, a lo largo del curso, un tutor personal te acompañará para resolver dudas o dificultades, para que el resultado sea plenamente satisfactorio.




Historia

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular Quattro Pro de Borland. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo.

Aplicaciones

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.


Especificaciones, límites y problemas

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Esto también ha hecho que el las personas sientan una evolución positiva dentro del programa y dado a su usuario una mejor calidad y opción de hoja ya que tiene mas 15 tipos de estas. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.386 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas3 por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.


Problema de manejo de fechas anteriores a 1900

Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo es el hecho de su "incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900" (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual.


Bug de multiplicación

El 23 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de números, para los que el producto sea 65.535 (tales como 850 y 77,1), Excel muestra como resultado de la operación 100.000. Esto ocurre con alrededor del 14,5 % de tales pares.

Además, si se suma uno a este resultado Excel< lo calcula como 100.001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65.534. (también si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131.070 y 32.767,5, respectivamente).

Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65.534,9995 y 65.535, y seis valores entre 65.535,99999999995 y 65.536 (no incluye los enteros). Cualquier cálculo realizado a celda es correcto, sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lógica de información en pantalla de la versión 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanzó un parche para este bug. Este problema también queda subsanado con la instalación del Service Pack 1, y desapareció por completo en todas las versiones de Excel lanzadas al mercado posteriormente.


Especificaciones y límites generales

Característica

 Límite Máximo

Libros abiertos
En función de la memoria disponible y los recursos del sistema

Tamaño de hoja
1.048.576 filas por 16.384 columnas

Ancho de columna
255 caracteres

Alto de fila
409 puntos

Saltos de página
1.026 horizontal y vertical

Número total de caracteres que puede contener una celda
32.767 caracteres

Caracteres en un encabezado o un pie de página
255

Hojas en un libro
En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

Colores en un libro
16 millones de colores (32 bits con acceso completo al espectro de colores de 24 bits)

Vistas con nombre en un libro
En función de la memoria disponible

Formatos o estilos de celdas distintos
64.000

Estilos de relleno
32

Grosor y estilos de línea
16

Tipos de fuentes distintas
1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada libro

Formatos de número en un libro
Entre 200 y 250, según el idioma de la versión de Excel instalada

Nombres en un libro
En función de la memoria disponible

Ventanas en un libro
En función de la memoria disponible

Paneles en una ventana
4

Hojas vinculadas
En función de la memoria disponible

Escenarios
En función de la memoria disponible, un informe de resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios

Celdas cambiantes en un escenario
32

Funciones personalizadas
En función de la memoria disponible

Escala de zoom
del 10 % al 400 %

Informes
En función de la memoria disponible

Criterios de ordenación
64 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de ordenación secuenciales

Niveles de deshacer
100

Campos en un formulario
32

Parámetros del libro
255 parámetros por libro

Listas desplegables de filtros
10.000


Especificaciones y límites de los cálculos

Característica

 Límite Máximo

Precisión numérica
15 dígitos

Número negativo más bajo permitido
-2,23E-308

Número positivo más bajo permitido
2,23E-304

Número positivo más alto permitido
1,00E+308

Número negativo más alto permitido
-9.99999999999999E+307

Número positivo más alto permitido mediante fórmula
1.7976931348623158e+308

Número negativo más alto permitido mediante fórmula
-1.7976931348623158e+308

Longitud del contenido de una fórmula
8.192 caracteres

Longitud interna de la fórmula
16.384 bytes

Iteraciones
32.767

Matrices en una hoja
En función de la memoria disponible

Rangos seleccionados
2.048

Argumentos en una función
255

Niveles anidados de funciones
64

Categorías de funciones definidas por el usuario
255

Número de funciones de hoja de cálculo disponibles
341

Tamaño de la pila de operandos
1024

Dependencia entre hojas de cálculo
64.000 hojas de cálculo pueden hacer referencia a otras hojas

Dependencia de fórmulas de matriz entre hojas de cálculo
En función de la memoria disponible

Dependencia de áreas
En función de la memoria disponible

Dependencia de áreas en cada hoja de cálculo
En función de la memoria disponible

Dependencia en una sola celda
4.000 mil millones de fórmulas pueden depender de una sola celda

Longitud del contenido de celdas vinculadas de libros cerrados
32.767

Primera fecha permitida en un cálculo
1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la fecha del sistema)

Última fecha permitida en un cálculo
31 de diciembre de 9999

Período de tiempo máximo que puede escribirse
9999:59:59


Especificaciones y límites de los gráficos

Característica

 Límite Máximo

Gráficos vinculados a una hoja
En función de la memoria disponible

Hojas a las que hace referencia un gráfico
255

Series de datos en un gráfico
255

Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 2D
32.000

Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 3D
4.000

Puntos de datos en todas las series de un gráfico
256.000


Especificaciones y límites de las tablas dinámicas

Característica

 Límite Máximo

Informes de tabla dinámica en una hoja
En función de la memoria disponible

Número de elementos únicos por cada campo
1.048.576

Campos de fila o columna en un informe de tabla dinámica
En función de la memoria disponible

Filtros de informe en un informe de tabla dinámica
256 (puede estar en función de la memoria disponible)

Campos de valores en un informe de tabla dinámica
256

Fórmulas de elementos calculados en un informe de tabla dinámica
En función de la memoria disponible

Filtros de informe en un informe de gráfico dinámico
256 (puede estar en función de la memoria disponible)

Campos de valores en un informe de gráfico dinámico
256

Fórmulas de elementos calculados en un informe de gráfico dinámico
En función de la memoria disponible

Longitud del nombre MDX para un elemento de tabla dinámica
32.767

Longitud de una cadena de tabla dinámica relacional
32.767


Especificaciones y límites de los libros compartidos

Característica

 Límite Máximo

Usuarios que pueden abrir y compartir simultáneamente un libro compartido
256

Vistas personales en un libro compartido
En función de la memoria disponible

Días que se mantendrá el historial de cambios
32.767 (el valor predeterminado es 30 días)

Libros que pueden combinarse a la vez
En función de la memoria disponible

Celdas que pueden resaltarse en un libro compartido
32.767

Colores utilizados para identificar los cambios realizados por diferentes usuarios si el resaltado de cambios está activado
32 (cada usuario se identifica mediante un color; los cambios realizados por el usuario actual se resaltarán en color azul marino)

Tablas de Excel en un libro compartido
0 (cero) [NOTA: No se puede compartir un libro que contiene una o más tablas de Excel.]
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