La Importancia de Microsoft Excel en los Negocios

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Microsoft Excel fue puesto a disposición de los usuarios en 1985 y se ha convertido en el programa informático más importante en los lugares de trabajo de todo el mundo. Ya sea que realice un presupuesto, organice las listas de ventas de clientes o necesite planificar una reunión social de oficina. Algunas organizaciones utilizan este software para generar notas, rastrear las tendencias de ventas y otros datos comerciales. Excel viene con millones de filas de datos y automatiza el procesamiento de números, pero este popular software es capaz de hacer más que solo cifras. Microsoft Excel tiene una interfaz simple, que permite a los usuarios comprender fácilmente este software y también realizar actividades básicas. Es una herramienta poderosa que se ha afianzado en los procesos de negocios en todo el mundo.

Microsoft Excel ofrece una interfaz de cuadrícula que permite al usuario organizar cualquier tipo de información que requiera. Una de las principales ventajas de Excel es su característica de flexibilidad. Esta función le permite al usuario definir la estructura de información que necesita para administrar con facilidad, y este programa es muy fácil de usar e incluso un usuario inexperto puede utilizarlo. Inclusive, después de tres décadas, Microsoft Excel sigue siendo el software de hoja de cálculo por excelencia en todo el mundo.

Finanzas y Contabilidad:

Si camina por el departamento de finanzas o contabilidad de cualquier oficina corporativa importante o de alguna organización pequeña o mediana, notará que todos los monitores de los computadores están llenos de hojas de cálculo de Excel que resumen los resultados financieros, los presupuestos, los pronósticos y los planes de acción que se utilizan para tomar decisiones de negocios trascendente. Pueden crear un programa contable básico o un libro de contabilidad que les permita mantener un registro de las transacciones financieras de la organización. Para hacerlo más efectivo, los contadores pueden ingresar sus depósitos y gastos en cada fila, muy similar a como lo hacen en los libros contables tradicionales. Al ingresar los datos de esta manera, los contadores también tienen la flexibilidad de crear tablas y gráficos a lo largo del tiempo para comparar los ingresos y los gastos del negocio. Esta es el área de negocios con mayor confianza y beneficio de las hojas de cálculo Excel. Las fórmulas avanzadas de Excel pueden convertir los procesos manuales que tardaron semanas en completarse hace 30 años en algo que solo toma unos minutos en nuestros días. La mayoría de los usuarios saben que Excel puede sumar, restar, multiplicar y dividir, pero puede hacer mucho más con las funciones avanzadas de IF cuando se combina con INDEX-MATCH-MATCH, VLOOKUP y las tablas dinámicas. También es muy popular entre los profesionales con formación científica, ya que les permite trabajar fácilmente con fórmulas estadísticas y gráficos.

Microsoft Excel permite a los usuarios de pequeñas empresas llevar un registro completo de las ventas de sus productos. Al hacer esto, los propietarios de pequeñas empresas pueden diseñar efectivamente planes que mejorarán sus ventas en el mercado. Al mantener un registro completo del producto, los propietarios de negocios obtienen una idea clara del progreso que ha logrado el negocio durante el período de tiempo especificado y también les ayuda a identificar las tendencias de ventas altas y bajas. Usando una tabla dinámica, los usuarios pueden resumir rápida y fácilmente los datos de clientes y ventas por categoría. Todas las partes del negocio pueden beneficiarse de un sólido conocimiento de Excel.

Recursos Humanos

Asignar las tareas de trabajo a los miembros del equipo es uno de los trabajos más importantes de los gerentes. Esta tarea debe ser realizada de manera efectiva para que se cumplan las fechas límite del proyecto y el proyecto se entregue con éxito al cliente. Para esto, los administradores aprovechan la función de Programación disponible en el en Microsoft Excel. Estos programas pueden tener un código de color y están diseñados de tal manera que se actualicen automáticamente si se produce un cambio en el programa de tareas y actividades. Mientras que los sistemas de base de datos como Oracle y Access se pueden usar para gestionar la información de nómina y empleados, exportar esos datos a Excel permite a los usuarios descubrir tendencias, resumir los gastos y las horas por período de pago, mes, o año, y comprender mejor cómo se distribuye su fuerza laboral por funcióno nivel de pago. El área de recursos humanos pueden utilizar Excel para llenar de datos de empleados y comprender exactamente de dónde provienen los costos y cómo planificarlos y controlarlos mejor para el futuro.

Información de los clientes

Los establecimientos y organizaciones de medianas y pequeñas empresas utilizan la hoja de cálculo de Microsoft Excel para almacenar la información de contacto de sus clientes. Esta información actúa como una base de datos de clientes para ellos y puede hacer uso de esta información para ponerse en contacto con sus clientes. La ventaja de almacenar esta información en la hoja de Excel es que aunque la hoja se haya actualizado o se hayan agregado nuevos campos a la hoja, no afecta ni cambia el contenido presente en otras celdas de la hoja de cálculo.

El propósito

En estos tiempos, las organizaciones empresariales de gran importancia, como también las medianas y pequeñas empresas, utilizan Excel como herramienta principal para distintas funciones y aplicaciones que van desde proyectos de TI a actividades recreativas. Conocer y manejar Excel es vital para la mayoría de los profesionales de hoy en día, y las habilidades más sólidas de Excel pueden abrir la puerta a nuevas oportunidades. Excel es una herramienta poderosa que necesita un usuario que sepa aprovechar todo lo que el software tiene para ofrecerle a fin de proporcionar los mejores resultados para su organización.