De las notas de la visita a la lista de tareas: lo que el asistente se inventa
Lección 6 · ChatGPT en el entorno profesional · No puntúa
Andrés sale de visitar un restaurante y dicta sus notas en el móvil. Iker propone que ChatGPT las convierta en una lista de tareas y pasarla tal cual al programa de gestión, visita tras visita. Antes de automatizarlo, Lucía quiere que revises cómo responde el asistente.
Las cuatro están bien escritas y las cuatro devuelven una tabla. Buscas la que puedas usar en todas las visitas y cuya tabla se pueda llevar al programa de gestión sin que entren datos que nadie dijo. Si fallas, verás por qué y podrás volver a intentarlo.
Antes de importarlo, compara la respuesta con la nota de voz de Andrés (la tienes arriba) y pulsa sobre cada fragmento que no salga de ella o que la cambie. Para quitar una marca, vuelve a pulsar. Hay datos cambiados, datos añadidos y cosas que parecen un invento y no lo son.
ChatGPTRespuesta de ejemploResumen de la visita
El Restaurante Las Tres Encinas está descontento con la entrega de verdura: ha llegado tarde tres veces este mes y pide recibirla antes de las 10:00. Le interesa probar el aceite nuevo. Se acordó pasar el plazo de pago de 60 a 30 días a cambio de una mejora de precio.
| Tarea | Responsable | Fecha límite |
|---|---|---|
| Revisar la hora de entrega de la verdura | Logística | lunes |
| Enviar una muestra del aceite nuevo y la tarifa actualizada | Andrés | jueves |
| Actualizar en la ficha del cliente la forma de pago a 30 días | Administración | esta semana |
| Volver a llamar al cliente | Andrés | jueves 23 |
Las cuatro formas se usan en empresas reales. Elige la que controla mejor el riesgo sin quitarle la ventaja de ir rápido.
ChatGPTRespuesta de ejemploResumen
El Restaurante Las Tres Encinas se queja de tres retrasos este mes en la entrega de verdura y pide recibirla antes de las 11:00. Quiere probar el aceite nuevo.
Lo que pide el cliente (no acordado): pasar el pago de 60 a 30 días si se le mejora el precio.
Acordado: nada en estas notas.
| Tarea | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
| Revisar la hora de entrega de la verdura (antes de las 11:00) | sin asignar | sin asignar |
| Enviar una muestra del aceite nuevo | sin asignar | sin asignar |
| Estudiar la petición de pago a 30 días a cambio de precio | sin asignar | sin asignar |
| Volver a llamar al cliente | Andrés (lo dice su nota) | jueves |
Solo la llamada tiene responsable y fecha, porque es lo único que Andrés se apuntó; lo demás queda «sin asignar» a la vista, en lugar de rellenarse con suposiciones, y quien estuvo en la visita lo completa en un minuto. La petición del cliente queda separada de los acuerdos, que es donde se colaban los errores graves.
Lo que te llevas para automatizar con un asistente
- No le obligues a rellenar: si la instrucción exige un dato para cada fila, el asistente tiende a ponerlo aunque no exista. Dile qué escribir cuando falte.
- Nombra lo que no debe mezclar: peticiones y acuerdos, hechos y recomendaciones. Si pides «los acuerdos», tiende a encontrarlos.
- El control lo hace quien conoce los hechos, antes de que el dato entre en el sistema: una instrucción o una autocomprobación reducen errores, pero no sustituyen a esa revisión.
Las respuestas del asistente que aparecen en esta actividad son ejemplos redactados por el equipo docente con fallos típicos de esta tarea (datos cambiados, añadidos o que no estaban en la nota). La respuesta real cambia cada vez que se pide; lo que no cambia es la forma de revisarla.
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